1 2 3 4 5 
Наконец (если вы действительно решили осуществить задуманное — в данном случае пойти на ужин), вы сосредотачиваетесь на следующем шаге, который необходимо предпринять, чтобы реализовать первую составляющую проекта. «Позвонить в ресторан, узнать, открыт ли он, и заказать столик».
    
Вы естественным образом проходите описанные пять стадий планирования проекта, решая все свои повседневные проблемы. Именно так вы и выполняете задачи — ужин в ресторане, свободный вечер, запуск нового продукта или создание новой компании. У вас возникает стремление достичь какого-то результата; вы представляете картину этого результата; генерируете идеи, направленные на его достижение; сортируете идеи в структуру; и, наконец, определяете физическое действие, с которого нужно начинать выполнение поставленной задачи. И все это вы осуществляете автоматически, особо не задумываясь над своими действиями.
    Естественное планирование не обязательно представляет собой нормальную модель
    
Но такой ли процесс происходит, когда местный комитет планирует создание церковного приюта? Такого ли подхода придерживается группа по разработке информационных технологий при установке новой системы? Таким ли образом вы организуете свадьбу или обдумываете возможное слияние компаний?
    
Вы уточнили основную цель проекта? Вы ознакомили с ней всех, кого следует? Вы обсудили требования и принципы, которых следует придерживаться, чтобы успешно выполнить поставленную задачу?
    
Вы сформировали картину головокружительного успеха в своем сознании?
    
Вы уяснили для себя картину успешного достижения цели и новых результатов, которые будут получены в случае выполнения задачи?
    
Вы зафиксировали все возможные идеи — все, на что следует обратить внимание, все аспекты, способные повлиять на результат?
    
Вы определили критические составляющие своей миссии, основные вехи и шаги?
    
Вы определили все аспекты выполнения проекта, к которым можно уже приступить, первоочередные действия в рамках каждого аспекта и сферу ответственности каждого исполнителя?
    
Ответ на основную массу поставленных вопросов большинства людей, с которыми я общался как тренер или консультант, будет следующим: «боюсь, что нет». Скорее всего, есть хотя бы несколько компонентов модели естественного планирования, которые не были задействованы.
    
На некоторых семинарах я заставляю участников физически планировать текущий стратегический проект на основе данной модели. Всего за несколько минут они проходят все пять этапов и обычно с удивлением замечают, что значительно продвинулись по сравнению со всеми предыдущими попытками. Один клиент подошел ко мне после семинара и сказал: «Я не знаю, благодарить вас или злиться. Я только что завершил бизнес-план, на который собирался потратить месяцы, и теперь у меня нет причин откладывать его реализацию!».
    
Если хотите, можете сами опробовать описанную методику. Выберите отдельный проект, который только недавно возник, зашел в тупик или просто требует каких-то усовершенствований. Подумайте, как должен выглядеть успешный исход проекта, каковы требуемые физические и финансовые результаты. Определите возможные дальнейшие действия путем мозгового штурма. Систематизируйте сгенерированные идеи. Определите дальнейшие действия. Ну, как? Теперь вам более понятны ваши цели и пути их достижения?
    Модель неестественного планирования
    
Чтобы подчеркнуть важность применения модели естественного планирования для решения самых сложных задач, возникающих перед нами, давайте сравним ее с более «нормальной» моделью, используемой в большинстве ситуаций — моделью, которую я называю неестественным планированием.
    Когда хорошая идея на самом деле плохая
    
Вы когда-нибудь слышали, как руководитель из самых лучших побуждений начинает совещание с вопроса: «Итак, у кого есть хорошие идеи по этому поводу?»
    
В чем состоит посылка? До того, как будут установлены критерии, позволяющие четко определить, насколько хороша идея, следует уяснить цель, составить картину ожидаемого результата, а также собрать (путем мозгового штурма) и проанализировать (организовать) все необходимые данные. «Хорошая идея?» — этот вопрос уместен только тогда, когда вы уже процентов на 80 продвинулись в своих рассуждениях. Если начать с этого вопроса, то в процессе творческого поиска у всех просто «полетят предохранители».
    
Если вы ждете, что вас посетит хорошая идея до того, как вам что-либо пришло в голову, то у вас вообще будет не особенно много идей.
    
Сложно пытаться проанализировать ситуацию с позиций, которые не соответствуют естественному ходу мыслительных процессов. Люди постоянно так и поступают, но такие попытки практически всегда вносят сумбур в их мысли и усиливают внутреннее напряжение. В процессе группового обсуждения такой подход выгоден харизматическим лидерам, политикам и лоббистам (иными словами, инициативу в дискуссии захватывают те, кто говорит больше всех). И если вы один пытаетесь протолкнуть свою «хорошую идею» до того, как определены цели, сформирована картина результата и собрана масса плохих, на первый взгляд, идей, то вы рискуете подхватить «творческий запор».
    Давайте винить во всем миссис Вильямс
    
Если вы подобны большинству представителей нашей культурной среды, единственный опыт формального обучения планированию и творческой организации вы получили в четвертом или пятом классе. И даже если ваше образование в данной сфере не ограничивается этим опытом, вероятно, он был интенсивен исключительно с эмоциональной точки зрения (поскольку запомнился лучше всего).
    
Миссис Вильямс, моя учительница в четвертом классе, должна была научить нас упорядочивать свои мысли (это было в учебном плане). Мы учились писать доклады. Но чтобы сделать последовательный, хороший доклад, что нужно было написать сначала? Правильно, план!
    
Писать планы было просто, если доклад был уже готов.
    
Для начала позвольте спросить: вы когда-нибудь составляли план? Вы когда-нибудь смотрели мучительно долго на римскую цифру I в верхнем углу страницы, думая, что заблаговременная организация и планирование деятельности — занятие совсем не для таких людей, как вы? Вероятно, да.
    
В конце концов, я научился писать планы. Я просто сначала писал доклад, а затем, постфактум, на его основе составлял план.
    
Вот что дает большинству людей наша система образования в сфере планирования. И я по-прежнему сталкиваюсь с планами, написанными после докладов, только для того, чтобы удовлетворить начальство. В деловой сфере их еще часто называют целями или задачами. Но они все равно имеют весьма отдаленное отношение к тому, чем люди действительно занимаются, или к тому, чего от них ожидают. Эти документы просто занимают место на полках и в электронных почтовых ящиках, не имея практически никакого отношения к реальной деятельности.
    Модель реактивного планирования
    
Большинство людей сознательно считают «планированием» неестественную модель, и, поскольку она зачастую не имеет отношения к реальной работе и является надуманной, люди просто отказываются строить планы. По крайней мере, планы, касающиеся первоочередных задач: приходится откладывать планирование встреч, презентаций и стратегических операций до последнего момента.
    
Но что происходит, если не планировать свои действия заранее? Во многих случаях наступает кризис. «Ты не взял билеты? По-моему, ты собирался это сделать!» И когда наступает этот самый последний момент, начинает работать модель реактивного планирования.
    
     
Когда окажетесь в яме, прекращайте копать.
     Вилл Роджерс
    
    
И на чем же мы сосредоточиваем внимание в первую очередь, когда пахнет жареным? На действиях! Работать усерднее! Продлить рабочий день! Подключить к работе больше людей! Повысить занятость! И на поиски выхода из сложившейся ситуации бросается толпа людей, раздавленных стрессом.
    
Затем, когда становится ясно, что толпа ужасно занятых людей, которые носятся туда-сюда и сталкиваются лбами, не может найти решение проблемы, у кого-то наступает озарение, и он говорит: «Нам нужно организоваться!» (Вы следите за моей мыслью?) Люди обводят в рамку отдельные аспекты проблемы и называют их как-нибудь. Или рисуют новые рамки и переименовывают их.
    
     
Мало просто сделать что-то, нужно удержать результаты своей деятельности.
     Рашель Майер
    
    
В какой-то момент они понимают, что простое перерисовывание рамок не очень-то помогает решению проблемы. Теперь кто-то (кто гораздо умнее) высказывает предположение, что нужен творческий подход. «Давайте устроим мозговой штурм!» Собрав всех в кабинете, начальник спрашивает «Итак, у кого есть конструктивные предложения по этому поводу?» (спасибо, миссис Вильямс).
    
Когда особых предложений не поступает, начальник начинает думать, что его подчиненные исчерпали свой запас внутренней творческой энергии. Приходит время нанимать консультанта. Естественно, если консультант не зря ест свой хлеб, то в определенный момент он задаст ключевой вопрос: «Так что же вы хотите сделать, в конце концов?» (Его интересуют видение результата и поставленная цель).
    
Реактивный стиль планирования — это «изнанка» естественной модели. Он всегда будет отражать подход «сверху вниз». Вопрос не в том, будет ли задействовано естественное планирование, вопрос — когда и какой ценой.
    Техника естественного планирования: пять основных этапов
    
То, что я сейчас скажу, и так понятно: более адекватные методы внутреннего восприятия проектов и ситуаций позволяют справляться с делами быстрее, лучше и успешнее. Таким образом, если наше сознание в любом случае придерживается естественной схемы планирования, чему мы можем у него научиться? Как мы можем использовать эту модель, чтобы наши интеллектуальные усилия приносили большие и лучшие результаты?
    
Давайте рассмотрим каждую из пяти стадий естественного планирования и выясним, как мы можем повлиять на все аспекты процесса.
    
Цель
    
Никогда не вредно спросить «Зачем?» Практически любой из ваших текущих проектов можно ускорить и даже значительно усовершенствовать, если внимательнее отнестись к нему на этом уровне. С какой целью вы идете на предстоящую встречу? В чем ваша задача? Зачем вы собрали у себя друзей на шашлыки? Для чего вы нанимаете директора по маркетингу? Зачем составляете бюджет?
    
     
Фанатизм предполагает удвоение усилий, когда вы забыли, на что они направлены.
     Джордж Сантаяна
    
    
Согласитесь: речь идет о неком высшем здравом смысле. Знание и четкое понимание цели любой деятельности составляют основу ясности, творческого развития и успешного сотрудничества. Но здравый смысл не применяется повсеместно просто потому, что нам свойственно, создавая вещи, увлекаться результатами своего труда и упускать из виду свои истинные и изначальные намерения.
    
Проведя тысячи часов в различных офисах, со множеством искушенных работников, я понял, что вопрос «Зачем?» нельзя оставлять без внимания. Когда люди жалуются, что у них запланировано слишком много встреч, мне приходится спрашивать: «А какова цель этих встреч?». Когда меня спрашивают: «Кого следует пригласить на планерку?», я отвечаю: «А в чем ее цель?» Пока не получены ответы на мои вопросы, невозможно верно ответить на вопросы, заданные клиентами.
    
Важность вопроса «Зачем?»
    
Люди любят побеждать. Если вы не уяснили четко цель своей деятельности, то у вас нет никаких шансов на победу.
    
Приведем лишь несколько достоинств вопроса «зачем?»:
    
• он определяет ваш успех;
    
• он определяет критерии принятия решений;
    
• он позволяет распределить ресурсы;
    
• он создает мотивацию;
    
• он расставляет акценты;
    
• он расширяет круг вариантов.
    
Давайте по очереди рассмотрим каждое из этих преимуществ.
    
Вопрос «Зачем?» определяет успех. В наши дни люди одержимы победами. Мы любим играть в игры и любим побеждать или хотя бы иметь шанс на победу. И если вы четко не уяснили целей своей деятельности, то никаких шансов на победу у вас нет. Цель определяет успех. Она является отправной точкой при любых затратах сил и времени: от решения баллотироваться на выборную должность до определения формы одежды.
    
     
Радуйтесь любым достижениям. Не ждите, пока достигнете совершенства.
     Энн Мак-Ги Купер
    
    
Вы никогда не почувствуете удовлетворения от собрания коллектива, если не будете знать, в чем состояла его цель. И если вы хотите спать спокойно, то лучше вам найти удовлетворительный ответ на вопрос, почему вы уволили вице-президента по маркетингу или наняли отчаянного магистра делового администрирования на пост финансового директора. Вы никогда точно не узнаете, хорош ли составленный вами бизнес-план, пока не оцените его по критерию успешности, который определяется ответом на вопрос: «Для чего нам нужен бизнес-план?»
    
Вопрос «Зачем?» определяет критерии принятия решений. Как вы принимаете решение насчет того, стоит ли тратить деньги на печать полноцветной брошюры или можно обойтись двухцветной? Откуда вы знаете, стоит ли прибегать к услугам крупной фирмы Web-дизайна для разработки вашего нового сайта?
    
Часто единственный способ принятия спорного решения — возвращение к поставленной цели.
    
Все возвращается к цели. Оправданы ли такие затраты ресурсов (и если да, то каких именно) в условиях задачи, которую вы хотите выполнить? Вы никогда этого не узнаете, если четко не уясните свою цель.
    
Вопрос «Зачем?» позволяет распределить ресурсы. Как распорядиться фондами, выделенными на кадровое обеспечение, согласно бюджету? Как наилучшим образом использовать нынешние денежные потоки, чтобы в следующем году максимизировать устойчивость розничной торговой компании? На что следует потратить больше денег при подготовке ежемесячного собрания ассоциации: на обед или на гонорары докладчиков?
    
В любом случае ответ зависит от того, какую задачу мы пытаемся решить, т. е. нам следует ответить на вопрос «Зачем?»
    
Вопрос «Зачем?» создает мотивацию. Согласитесь: нет смысла что-то делать, если у вас нет на то веской причины. Меня часто поражает, как много людей забывают, для чего он занимаются своей деятельностью, и как быстро такой простой вопрос, как «Зачем вам это нужно?», может вернуть их на правильный путь.
    
Вопрос «Зачем?» позволяет расставить акценты. Когда вам известна истинная цель любой деятельности, многое становится ясно. Если вы потратите две минуты на то, чтобы описать главную причину выполнения определенной задачи, то ваш взгляд на проблему непременно прояснится, подобно телескопу, сфокусированному на объекте. Часто проекты и ситуации, которые приводят людей в замешательство и вызывают у них недоумение, резко проясняются, когда кто-то вдруг спрашивает: «А чего мы, собственно говоря, пытаемся достичь?»
    
Вопрос «Зачем?» расширяет круг возможных вариантов. Как это ни парадоксально, хотя цель резко фокусирует внимание на нужных аспектах, она открывает пути творческого рассмотрения более широких возможностей. Точно сформулированная цель мероприятия (будь то конференция, корпоративная вечеринка, упразднение руководящей должности или слияние компаний) расширяет ваш кругозор, открывая новые возможности достижения желаемого результата. Когда на моих семинарах людям удается четко описать цель проекта, они часто сравнивают свои ощущения с дуновением свежего ветра, который проносится через их сознание и проясняет их взгляд на деятельность.
    
Если вы не знаете наверняка, чего ради занимаетесь неким делом, вы никогда не сможете выполнить его в полном объеме.
    
Достаточно ли ясна и конкретна ваша цель? Если вы действительно испытываете преимущества концентрации внимания на цели — ощущаете мотивацию, ясность, прилив творческой энергии, представляете критерии принятия решений и картину распределения ресурсов — то ваша цель, вероятно, достаточно конкретна. Однако многие «формулировки целей» слишком туманны для того, чтобы давать такие результаты. Например, «улучшение работы отдела» — это слишком общая цель. В конце концов, что такое «хороший отдел»? Идет ли речь о группе людей, обладающих высокой мотивацией и инициативой, между которыми налажено здоровое сотрудничество? А может быть, имеется в виду отдел, работа которого укладывается в рамки бюджета? Иными словами, если вы толком не знаете, когда можно считать цель выполненной или когда вы сбились с пути, у вас не будет четкой инструкции к действию. У вас должен быть четкий ответ на вопрос «Как я узнаю, что отклонился от намеченной программы действий?»
    
Принципы
    
Не менее важны такие основные критерии координации и руководства внедрением проекта, как стандарты и ценности, которых вы придерживаетесь. Хотя люди редко сознательно задумываются о них, они всегда присутствуют в работе. И если принципы нарушаются, то результатом непременно будут такие бесполезные явления, как ослабление внимания и стресс.
    
Прекрасный способ уяснить, в чем заключаются ваши принципы, — закончить следующее предложение: «Я предоставлю другим людям полную свободу действий в этом аспекте, если они?.. (останутся в рамках бюджета; клиент будет доволен; будут эффективно работать в команде; создадут положительный образ организации; и т. д.)» Какие законы, писаные или неписаные, определяют границы деятельности вашей группы?
    
     
Простые, ясные цели и принципы дают начало сложным и разумным действиям. Сложные нормы и правила порождают примитивные и глупые поступки.
     Ди Хок
    
    
Когда окружающие демонстрируют или допускают поведение, противоречащее вашим убеждениям, вы испытываете небывалый стресс. Если вам никогда не приходится сталкиваться с этой проблемой, то вы поистине счастливый человек. А если такие проблемы все же возникают, то конструктивная беседа, направленная на разъяснение принципов, поможет вам сохранить силы и избежать ненужных конфликтов. Для начала вам, возможно, захочется спросить себя, «Какие поступки могут помешать моей деятельности и как я могу их предотвратить?» Это может стать надежной отправной точкой в процессе определения ваших требований к работе.
    
Еще одна серьезная причина, по которой стоит сосредоточиться на принципах, состоит в том, что они обладают четкостью и являются надежным ориентиром в процессе управления деятельностью. Как вы хотите или должны сотрудничать с остальной командой в рамках данного проекта, чтобы он оказался успешным? Какой образ действий позволяет вам лично достичь наивысшей продуктивности?
    
В то время как цель наделяет работу жизненной силой и направленностью, принципы определяют параметры деятельности и критерии для оценки поступков.
    
Видение/результат
    
Чтобы получить эффективный доступ к сознательным и бессознательным ресурсам, находящимся у вас в распоряжении, вам следует сформировать в голове четкую картину успеха: представить, как он будет выглядеть, «звучать», какие ощущения вызовет. Цель и принципы определяют мотивацию и управление деятельностью, а видение составляет реальный проект конечного результата. Оно позволяет ответить на вопрос что? а не почему?. Как должен выглядеть этот проект или мероприятие, чтобы можно было назвать их успешными?
    
К примеру, выпускники вашего семинара постоянно применяют полученные знания на практике. В результате за последний финансовый год доля рынка вашей компании в северо-восточном регионе увеличилась на 2 %. Или ваша дочь уяснила, каковы будут ваши требования и в чем будет заключаться ваша поддержка в течение ее первого семестра в колледже.
    Преимущества концентрации внимания
    
С 1960-х годов была напечатана масса книг, посвященных навыкам формирования положительной картины результата и концентрации внимания. Фокусировка внимания на долгосрочных перспективах всегда была ключевым элементом подготовки олимпийцев: спортсмены формировали в своем представлении физические усилия, положительную энергию и успешный результат, чтобы обеспечить наивысший уровень подсознательной поддержки высокой результативности.
    
     
Воображение важнее знания.
     Альберт Эйнштейн
    
    
Перспектива, которую мы представляем, влияет на наше восприятие и производительность. И это утверждение справедливо в любой ситуации: на кортах для гольфа, на собрании персонала или во время серьезного разговора с супругом или супругой. Моя задача — создать модель фокусировки внимания, которая бы обеспечивала динамичность в повседневной деятельности, особенно в проектном мышлении.
    
Когда вы сосредотачиваетесь на чем-то — на предстоящей поездке в отпуск, на встрече, которую собираетесь посетить, или на грядущем запуске на рынок нового товара, — фокусировка внимания позволяет вам сгенерировать идеи и образ мыслей, которые бы не сформировались без необходимой концентрации. Даже ваш организм будет реагировать на образ в вашей голове, как на реальную ситуацию.
    
Сетевая система активации. В журнале Scientific American за май 1957 года была опубликована статья, где говорилось об открытии сетевой структуры, лежащей в основе головного мозга. Сетевая структура практически является воротами нашего сознания. Это тумблер, который включает восприятие идей и данных, это то, что позволяет вам спать, когда играет музыка, но заставляет просыпаться, если в соседней комнате начинает плакать ваш ребенок.
    
Подобно компьютеру, мозг обладает функцией поиска, но его работа еще более феноменальна. Мозг программирует то, на чем мы сосредотачиваемся, а чаще всего то, что нам близко. Речь идет об основах: многие люди называют их парадигмами, которых мы придерживаемся. Мы замечаем только то, что соответствует системам наших внутренних убеждений и знакомых контекстов. Например, если вы — оптик, то, находясь в комнате, где много людей, скорее всего, будете обращать свое внимание на тех, кто носит очки; если вы — строитель-подрядчик, то обратите внимание на детали планировки комнаты. Если в данный момент вы сосредоточитесь на красном цвете, а затем просто осмотритесь по сторонам, то ваш взгляд зафиксирует даже самые мелкие детали этого оттенка.
    
     
Автоматический созидательный механизм носит целенаправленный характер. Это означает, что он оперирует категориями целей и конечных результатов. Как только вы ставите перед ним конкретную задачу, вы можете положиться на систему его автоматических команд, которая приведет вас к поставленной цели гораздо быстрее, чем сознательная мысль. Вы сообщаете ему цель, просто думая о ней в контексте конечных результатов. Благодаря этому автоматический механизм предоставляет вам необходимые средства достижения цели.
     Максвелл Молтц
    
    
Подробности этого процесса фильтрации — детали подсознательного усвоения информации нашим сознанием — могли бы стать темой недельного семинара. Достаточно заметить, что в человеческом сознании автоматически происходит нечто необычное, когда люди пытаются строить четкую картину ожидаемого результата и сосредотачиваются на ней.
    Конкретизация результатов
    
Если вы поймете способ работы своих фильтров восприятия, то уясните один простой, но глубокий принцип: вы не узнаете, как выполнить задачу, пока сами не займетесь ее выполнением.
    
Очень просто представить какое-то событие, если оно происходило ранее или если вы уже сталкивались с необходимостью достижения подобных целей. Однако формирование четкой картины успешного результата может представлять серьезную проблему, если он является чем-то новым и неизведанным, т. е. если вы слабо представляете себе картину ожидаемого события и редко сталкивались с подобными прецедентами.
    
Часто вам приходится сформировать картину результата в своем воображении, прежде чем вы сможете достичь его в реальной жизни.
    
Многие из нас воздерживаются от того, чтобы представлять желаемый результат, пока кто-нибудь не покажет, как его достичь. К сожалению, это — отсталый подход с точки зрения механизмов, которые наше сознание использует для генерирования и восприятия решений и методов.
    
Один из самых мощных навыков в мире интеллектуальной работы, который крайне необходимо оттачивать и развивать, — это способность формировать четкую картину конечных результатов. И это не так просто, как кажется. Нам следует постоянно определять (и переопределять) задачи, которые мы пытаемся выполнить на множестве различных уровней, и непрерывно перераспределять ресурсы, чтобы завершить их с максимальной быстротой и эффективностью.
    
     
Чтобы стать кем-то, нужно ставить более конкретные цели.
     Лили Томлин
    
    
Как будет выглядеть реализованный проект? Что должен почувствовать клиент, и что, по-вашему, он должен знать и делать после презентации? Какого служебного положения вы хотите достичь через три года? Как, на ваш взгляд, должен работать идеальный заместитель по финансовым вопросам? Как бы выглядел сайт и какие возможности он предусматривал, если бы полностью соответствовал вашим ожиданиям?
    
Результаты (их видение) могут выглядеть по-разному: от простых формулировок, таких как «Завершить внедрение компьютерной системы», до полностью озвученных фильмов, где показана картина будущего во всех красочных подробностях. Вот три основных этапа формирования картины результата:
    
1. Взглянуть на проект так, как будто он уже завершен.
    
2. Сформировать картину «Головокружительного успеха» (без всяких «да, но…»).
    
3. Зафиксировать ожидаемые черты, аспекты и качества в вашем представлении.
    
Когда я предлагаю людям задуматься над сценарием успешного развития событий, они обычно испытывают душевный подъем и думают о чем-то новом и радостном, что раньше не приходило им в голову. «Было бы здорово…» — не такой уж плохой способ начать оценку ситуации, по крайней мере до того момента, пока не найден выход.
    Мозговой штурм
    
     
Наилучший способ генерировать хорошую идею — навыдумывать массу идей.
     Лайнус Полит
    
    
Когда вы четко уяснили, каких результатов хотите достичь и с какой целью, приходит очередь вопроса «как». Когда вы представили себе картину, отличную от текущего положения вещей, вы автоматически начинаете заполнять пробелы, т. е. приступаете к мозговому штурму. Идеи начинают посещать вас практически в произвольном порядке — существенные, несущественные, плохие и хорошие. Обычно данный процесс происходит в сознании большинства людей, которые задумываются над различными вещами, и зачастую этого достаточно. Например, вы думаете о том, что скажете начальнице, пока идете по коридору на встречу с ней. Но в других ситуациях запись или фиксирование идей на каком-то внешнем носителе информации может существенно повысить производительность и продуктивность мышления.
    
Ваше сознание стремится заполнить пробелы между текущим и желаемым положением вещей, но заполняет их практически в произвольном порядке.
    Запись идей
    
В течение последних десятилетий с целью усовершенствования творческих подходов к анализу проектов и тем был предложен ряд методов мозгового штурма на графической основе. Методы называли по-разному: построение карты сознания, кластеризация, моделирование образов, «плетение паутины», и «выкладывание рыбьих костей». Хотя авторы различных методов могут утверждать, что они разнятся между собой, для большинства из нас (конечных пользователей) основная идея остается неизменной: позвольте себе зафиксировать любую мысль, а затем, позднее, решите, насколько она соответствует общей картине, и как с ней поступить. Помимо всего прочего (а «прочих» достоинств может быть миллион), данная методика позволяет увеличить темп работы — когда вас посещает идея, вы фиксируете ее и впоследствии вам не приходится снова искать ту же идею.
    
Самый популярный из перечисленных методов называется «построение карты сознания» (mind-mapping) — этим названием британский исследователь мыслительных процессов, Том Бьюзен, окрестил процесс перевода идей, которые рождаются при мозговом штурме, в графический вид. При построении карты сознания ключевая идея помещается в центр листа, а сопутствующие идеи отображаются в виде отростков, которые отходят от нее в произвольном порядке. Допустим, если бы я узнал, что должен переехать в другой офис, то мне пришлось бы задуматься о компьютерах, новых визитках, всех связях, которые нужно поменять, новой мебели, перевозке телефонов, уборке, упаковке материалов и так далее. Если бы я представил все эти мысли графически, то картинка выглядела бы следующим образом:
    
    
Вы могли бы составлять такие же карты на самоклеющихся листках, которые можно прилепить на доску, загонять идеи в текстовый процессор или специальную конспектирующую программу.
    Распределенная когнитивная способность
    
Самое замечательное свойство внешнего мозгового штурма состоит в том, что, кроме записи изначальных соображений, он помогает сгенерировать множество новых идей, которые бы вас не посетили, не будь у вас механизма фиксации ваших мыслей и постоянного обращения к ним. Ваш мозг будто бы говорит: «Значит, так. Я предоставлю вам ровно столько идей, сколько вы сможете применить с пользой. Если вы не собираете их каким-нибудь верным способом, я не буду вас отягощать. Но если вы действительно что-то с ними делаете — даже если просто записываете с целью последующего анализа — то вот вам еще несколько! И кстати, это натолкнуло меня еще на одну мысль, а может быть, и не одну…»
    
     
Нет ничего более опасного, чем идея, если это — единственная идея, которая у вас есть.
     Эмиль Шартье
    
    
Психологи начинают называть описанный процесс и подобные явления «распределенной когнитивной способностью». Речь идет о том, чтобы выбросить идеи из головы и перевести их в объективный формат, который бы позволял обратиться к ним впоследствии. А вот моему учителю английского языка в средней школе не нужно было знать теорию, чтобы познакомить меня с основной идеей; он сказал: «Дэвид, ты поступаешь в колледж, где тебе придется вести массу записей. Фиксируй все свои заметки и записи на отдельных листках размером три на пять дюймов. А потом, когда будешь готов упорядочить свои мысли, просто разложи их на полу, определи структуру и подумай, чего не хватает». Мистер Эдмундсон преподал мне основы модели естественного планирования!
    
     
Только тот, кто с легкостью управляет своими мыслями, является хозяином своих мыслей, а лишь хозяин своих мыслей не является их рабом.
     Линь Ютань
    
    
Мало кто может удерживать свое внимание на одном предмете дольше нескольких минут, не имея под рукой какой-нибудь объективной структуры и вспомогательного инструмента или механизма. Возьмите, например, один из серьезных проектов, над которым работаете, и постарайтесь не думать ни о чем другом хотя бы шестьдесят секунд. Это очень сложно, если только у вас в распоряжении нет ручки и бумаги и вы не используете этих «атрибутов познания» в качестве «якоря» для своих идей. В этом случае вы можете часами думать над проектом. Вот почему умственный процесс будет продуктивным, если вы работаете над электронным документом, касающимся проекта, составляете карту идей в широкоформатном блокноте или на бумажной скатерти в ресторане, или просто организуете собрание по данному вопросу, где присутствуют другие люди и есть возможность остаться в рамках контекста (доска с хорошими маркерами, готовыми прийти на помощь, также весьма полезна в данном случае).
    Ключевые принципы мозгового штурма
    
Для усовершенствования процессов мозгового штурма и спонтанного мышления можно применять множество приемов. Впрочем, основные принципы сводятся к следующим моментам:
    
• Не судите, не оспаривайте, не оценивайте и не критикуйте.
    
• Думайте о количестве, а не о качестве.
    
• Отодвиньте анализ и организацию на второй план.
    
    
Не судите, не оспаривайте, не оценивайте и не критикуйте. Модели неестественного планирования свойственно совать свой уродливый нос в процесс мозгового штурма: она заставляет людей сразу переходить к скороспелым оценкам и преждевременной критике идей. Если вас хоть немного заботит мнение критика, то вы будете редактировать процесс изъявления мыслей и подбирать «нужные» фразы для высказывания вслух. Различие между удержанием мозгового штурма в рамках заданной темы и ограничением творческого процесса весьма зыбко. Также важно увязать мозговой штурм с общим контекстом процесса планирования, поскольку, если вы видите в нем самоцель, он может показаться банальным и нецелесообразным. Если же вы воспримете его как некую текущую задачу, которой вы будете заниматься некоторое время, чтобы затем перейти к достижению поставленной цели, то вам будет легче уделить должное внимание данной составляющей процедуры планирования.
    
Хороший способ узнать, что представляет собой вещь — выяснить, чем она наверняка не является.
    
Только не подумайте, что я предлагаю вам вовсе отказаться от критического мышления — на этой стадии игра должна быть честной. Просто важно понять, каков характер идей, которые вас посещают, и упорядочить их наилучшим образом для дальнейшего использования. Основным критерием должно стать расширение, а не сужение их диапазона.
    
Думайте о количестве, а не о качестве. Стремление выдать больше идей позволяет расширить горизонты мышления. Часто бывает трудно догадаться, какая идея хорошая, пока она вас не посетит. А иногда идея или ее набросок оказываются востребованными только через некоторое время. Согласитесь, что покупка товаров в большом магазине с огромным ассортиментом позволяет вам почувствовать удовлетворение сделанным выбором? То же самое касается и проектного мышления. Чем больше количество идей, с которыми вам предстоит работать, тем лучшую почву вы подготовите для оценки вариантов и осознанного выбора.
    
Отодвиньте анализ и организацию на второй план. Анализу, оценке и упорядочению ваших мыслей следует уделить такое же внимание, как и творческому спонтанному мышлению. Но на стадии мозгового штурма этим важным видам деятельности не следует отводить руководящую роль.
    
По-настоящему творческим шагом может быть простое составление списка: это — надежный способ проанализировать людей, которых вы берете к себе в команду, требования клиента к программному обеспечению или пункты бизнес-плана. Просто позаботьтесь о том, чтобы ничего не упустить и продолжайте процесс до тех пор, пока не перейдете к просеиванию данных и расстановке приоритетов, которые составляют следующий этап.
    Упорядочивание идей
    
Если вы полностью освободили свое сознание от всего, что пришло вам в голову на этапе мозгового штурма, то вы увидите, что появляется естественная схема организации идей. Как говорил мой школьный учитель английского, как только вы выбросите все идеи из головы и они окажутся у вас перед глазами, вы сразу заметите естественные связи между ними и определите наметившуюся структуру. Именно эту процедуру имеет в виду большинство людей, говоря о планах проектов.
    
Организация идей обычно состоит в том, что вы определяете компоненты и составляющие, последовательность событий и/или основные приоритеты. Что должно произойти, чтобы был достигнут конечный результат? В каком порядке должны произойти эти события? Какой элемент наиболее важен для успешного осуществления проекта?
    
На данном этапе вы можете эффективно использовать различные инструменты структурирования: от неформальных подпунктов, расписанных на обратной стороне конверта, до компьютерных программ планирования проектов, таких как Microsoft Project. Если проект требует жесткого объективного контроля, то вам понадобится одна из разновидностей иерархической структуры, куда войдут цели и подцели, а также (или) графики Гантта, иллюстрирующие распределение стадий проекта по времени, на которых было бы показано соотношение между независимыми, зависимыми и фундаментальными элементами и проектом в целом.
    
План проекта описывает промежуточные результаты, достижение которых можно распланировать естественным путем.
    
Творческое мышление не останавливается на данном этапе: оно лишь принимает иную форму. Как только наметится основная структура, ваше сознание попытается «заполнить пробелы». Например, выделив три ключевых проблемы, которые необходимо решить в рамках проекта, и выстроив их в нужной последовательности, вы можете задуматься над четвертой и пятой.
    Основы организации
    
Ключевые шаги на данном этапе таковы:
    
• Определение значимых составляющих.
    
• Сортировка по одному (или нескольким) из следующих принципов: компоненты, последовательность, приоритеты.
    
• Детализация проблемы до требуемого уровня.
    
Я никогда не встречал двух проектов, которые бы требовали одинаковой степени детализации и структуризации, чтобы позволить людям выбросить проблемы из головы и успешно сдвинуть их решение с мертвой точки. Но практически во всех проектах можно с пользой задействовать в определенной форме творческое мышление левого полушария головного мозга, которое постоянно отвечает на вопрос: «Каковы дальнейшие планы?»
    Дальнейшие действия
    
Последняя стадия процесса планирования сводится к принятию решений о выделении и перераспределении физических ресурсов, необходимых для того, чтобы осуществление проекта не стояло на месте. Вопрос, который нужно задавать на данном этапе, звучит так: «Каковы дальнейшие действия?»
    
Данный тип приземленного, реалистичного мышления в сочетании с четким уяснением желаемого результата составляют критический элемент интеллектуальной работы. Как показывает мой опыт, список реальных проектов и постоянное управление дальнейшими действиями в рамках каждого из них составляет 90 % общепринятого понятия проектного планирования. Данный подход к проекту на уровне «взлетной полосы» заставит вас быть «честным» во всех вопросах: Вы серьезно настроены это сделать? На ком лежит ответственность? Вы достаточно четко продумали все шаги?
    
В определенный момент проект предполагает активные действия, и тогда приходится принимать решение о следующем шаге.[3] Ответ на вопрос о том, что конкретно вы готовы физически сделать для достижения определенной цели, если у вас не будет других забот, позволит оценить зрелость ваших замыслов, касающихся проекта. Если вы еще не готовы ответить на этот вопрос, значит нужно пересмотреть предыдущие уровни процедуры естественного планирования.
    
Основы
    
• Решайте, какими будут последующие действия в рамках каждой из текущих составляющих проекта.
    
• В случае необходимости решайте, какими будут следующие действия в рамках процесса планирования.
    
Активация «текущих составляющих». Внедрение проекта запланировано должным образом, если определены все первоочередные шаги в каждой сфере, где можно продвинуться, не ожидая завершения каких-либо других задач. Если проект состоит из множества компонентов, то каждый из них нужно как следует проанализировать, т. е. ответить на вопрос: «Есть ли что-нибудь, что каждый из исполнителей может сделать в данный момент?» Например, вы можете координировать участие докладчиков в конференции и при этом искать подходящее место ее проведения.
    
В некоторых случаях можно будет сдвинуть с мертвой точки только один аспект, тогда все остальные будут зависеть от результатов выполнения этой промежуточной задачи. Так что один-единственный шаг может стать камнем преткновения на пути реализации остальных подцелей.
    
Нужно запланировать что-то еще? Предположим, нужно распланировать еще несколько аспектов, до того как переходить к определению следующих действий. Остается еще один шаг — следующее действие в рамках процесса. Каков следующий шаг в процессе планирования? Набросать побольше идей. Написать сообщения Анне Марии и Шону, чтобы получить от них входные данные. Сказать помощнику, чтобы организовал планерку для группы разработки товара.
    
Привычка уточнять дальнейшие действия в рамках проектов, независимо от обстоятельств, имеет основополагающее значение для сохранения спокойствия и контроля над ситуацией.
    
Если следующий шаг должен предпринять кто-то другой. Если решающее слово не за вами, все равно нужно выяснить, кто отвечает за дальнейшие действия (в этом заключается основное предназначение списка ожиданий). При групповом планировании каждому сотруднику не обязательно знать все последующие действия на произвольной стадии проекта. Часто требуется только распределить ответственность за внедрение отдельных частей проекта между соответствующими лицами и поручить им планирование дальнейших действий в своих сферах.
    
Обсуждение дальнейших действий придает прозрачность работе организации. В ходе обсуждения всплывают аспекты и детали, которые упускались из виду, пока кто-то не «приставил всем нож к горлу» и не заставил исполнителей проанализировать реальную ситуацию в сфере распределения ресурсов. Речь идет о простом и прагматичном обсуждении, которое следует провести, чтобы преодолеть застой и определить слабые стороны.
    Каков необходимый объем планирования в вашем случае
    
Так какую же часть описанной модели планирования следует воплотить на практике, и какова степень ее детализации? Ответ прост: нужно ровно столько планов, сколько необходимо для того, чтобы выбросить проект из головы.
    
Основная причина, по которой проблемы занимают ваши мысли, в том, что четко не определены желаемые результаты и программа действий, а напоминания о них не помещены в надежные места, где вы наверняка уделите им должное внимание. К тому же, возможно, вы недостаточно четко продумали детали, перспективы и решения, чтобы полагаться на составленную схему.
    
Если руководствоваться моим определением проекта как результата, для достижения которого необходимо совершить более одного действия, то для того, чтобы выбросить большинство проектов из головы, нужно только сформулировать желаемый результат и наметить следующий шаг. Вам нужен новый брокер? Достаточно только позвонить другу, чтобы он порекомендовал кого-нибудь. Вам нужно поставить дома принтер? Достаточно выйти в Интернет и ознакомиться с различными моделями и расценками. По моим подсчетам, около 80 % проектов носят именно такой характер. Вы в любом случае выполняете всю процедуру планирования в рамках этих проектов, но делаете это мысленно: вы уделяете им ровно столько внимания, сколько нужно, чтобы они не стояли на месте до момента окончательного осуществления.
    
Если проект все еще занимает ваши мысли, значит нужно еще что-то спланировать.
    
Еще около 15 % проектов могут требовать применения какого-нибудь внешнего инструмента мозгового штурма — возможно, карты идей, нескольких заметок в текстовом редакторе или файле PowerPoint. Этого будет достаточно, если вы составляете повестку собрания, планируете отпуск или выступление в местной торговой палате.
    
И наконец, внедрение оставшихся 5 % проектов может потребовать полномасштабного применения одного или нескольких из пяти этапов модели естественного планирования. Модель содержит практическое руководство, позволяющее сдвинуть дела с мертвой точки, решить проблемы и продуктивно продолжить выполнение задач. Вы чувствуете, что какому-нибудь из ваших проектов не хватает ясности или активных действий? В таком случае применение модели часто может стать ключом к существенному прогрессу.
    Не хватает ясности?
    
Если вам не хватает ясности, переместите свой мыслительный процесс выше по шкале естественного планирования. Часто очень занятые люди (действие) пребывают в нерешительности и ощущают недостаток целеустремленности. Им нужно обратиться к плану или составить план (упорядочить идеи). Если ясности не хватает на уровне планирования, то, вероятно, нужен новый мозговой штурм, который позволит генерировать достаточное количество идей, необходимых для составления надежного плана. Если сеанс мозгового штурма заходит в тупик и мысли путаются, то нужно сместить акцент на уровень выше — перейти к картине результата и убедиться, что фильтр сетевого восприятия в вашем мозгу знает, «как осуществить задуманное» наилучшим образом. Если картина (видение) результата не ясна, то следует вернуться к чистому анализу первопричин, по которым вы заинтересованы в данном мероприятии (целей).
    Нужны более решительные меры?
    
Если необходимы более действенные шаги, то следует двигаться вниз по шкале. Возможно, цель проекта вызывает энтузиазм, но в то же время наблюдается некоторое сопротивление на этапе определения конкретных шагов, необходимых для его воплощения на практике. Сегодня задача «повышения качества профессиональной деятельности» может оказаться на рабочем столе у руководителя организации, но часто он не в состоянии сформировать четкую картину желаемого результата. Интеллектуальный процесс должен определяться видением. Еще раз спросите себя: «Как должен выглядеть результат?»
    
     
Планы вводят вас в курс дела, но вы должны найти и обратный путь.
     Вилл Роджерс
    
    
Если вы сформулировали ответ на этот вопрос, а дела по-прежнему стоят на месте, то пришло время подумать над некоторыми из аспектов, отвечающих на вопрос «как?», рабочими деталями и перспективами (мозговой штурм). Мне часто попадаются клиенты, унаследовавшие от предшественников относительно четко сформулированный проект вроде «Внедрения новой системы оценки производительности» и, тем не менее, не способные сдвинуться с места, потому что не потратили и пары минут на то, чтобы набросать несколько идей о том, какие действия необходимы для его осуществления.
    
Если мозговой штурм заходит в тупик (а это часто происходит, когда применяются синектические подходы), может потребоваться строгая оценка и принятие решений, касающихся критических задач, которые следует выполнить (организация). Такая ситуация иногда складывается, когда неформальная двусторонняя встреча, в ходе которой возникло множество идей, заканчивается, а конкретное решение о том, что делать дальше в рамках проекта, так и не принято. Может быть так, что есть четкий план, но механизм все равно не работает так, как нужно, тогда нужно проанализировать каждый этап, задавшись вопросом: «Каков следующий шаг, и кто должен его предпринять?» Одна устроительница, взявшая на себя организацию крупной ежегодной конференции за много месяцев до ее начала, спросила меня, как избежать кризисных ситуаций и ночных бдений, которые ранее выпали на долю ее команды. Когда она набросала план разных частей проекта, который ей достался, я спросил: «Какими аспектами можно заняться в данный момент?» Определив примерно с десяток аспектов, мы наметили следующий шаг по каждому из них. И дело сдвинулось с мертвой точки.
    
В двух последних главах я описал основные модели постоянного достижения максимальной производительности и сохранения контроля над ситуацией с наименьшими затратами на двух основных уровнях нашей жизни и работы: на уровне действий, которые мы выполняем, и на уровне намеченных проектов, которые требуют совершения этих действий.
    
Основные принципы таковы: вам следует взять на себя ответственность за сбор всех своих незамкнутых циклов, первичную мысленную обработку каждого из них и управление ее результатами в ходе упорядочения, пересмотра и решения проблем.
    
Вам не нужны новые навыки, чтобы повысить продуктивность — вам необходим только новый набор рефлексов, определяющих, когда и где применить имеющийся опыт.
    
В любой ситуации, в изменении которой вы хоть немного заинтересованы, имеет место процесс естественного планирования, направленный на то, чтобы исправить текущее положение вещей. Применение описанной пятишаговой модели часто может упростить и ускорить вашу деятельность, а также сделать ее более продуктивной.
    
Эти модели нетрудно понять и легко применить. Их использование позволяет достичь значительных результатов. Вам не нужны кардинально новые подходы — вы умеете делать заметки, уяснять результаты, определять дальнейшие действия, разделять проблемы на категории, пересматривать списки и делать выбор, руководствуясь собственным чутьем. В данный момент вы умеете сосредотачиваться на успешных результатах, проводить мозговой штурм проблем, упорядочивать свои мысли и определять следующие шаги.
    
Но одного умения недостаточно для получения результатов. Способность к высокой продуктивности, сохранению спокойствия и контроля над ситуацией не является залогом того, что вам удастся внедрить эти навыки на практике. Если вы подобны большинству людей, то можете прибегнуть к услугам тренера — человека, который будет учить вас шаг за шагом внедрять эти навыки, знакомить вас с ключевыми принципами и полезными приемами, пока вы в совершенстве не овладеете новым стилем работы.
    
Об этом подробно рассказывается во второй части книги.
   
  
  
   
    
ЧАСТЬ II. Результат без стресса: практика
   
   
    
     
Глава 4. С чего начать: определение времени, места и инструментария
    
    
Во второй части книги мы перейдем от теоретических основ и ограниченных навыков управления рабочим процессом к их полномасштабному внедрению и эффективным упражнениям. Освоение данной методики часто позволяет людям достигать невиданного уровня контроля над ситуацией, сохраняя внутреннее равновесие, но чтобы перейти в это состояние, необходимо пройти несколько пошаговых процедур, которые выступают в качестве катализатора. Итак, я ознакомлю вас с логической последовательностью необходимых шагов, позволяющей существенно упростить выполнение указанных процедур и сделать методику максимально полезной.
    Внедрение методики на глобальном или повседневном уровне связано с массой «фокусов»
    
     
Гораздо легче в процессе деятельности настроиться на нужный лад, чем настроиться на нужный вид деятельности.
     О. X. Моуэр
    
    
Если вы не уверены, что готовы к полномасштабному внедрению описанных методов, то позвольте заверить вас, что из всего изложенного материала значительную ценность представляют ловкие «фокусы». Иногда имеет смысл ознакомиться с курсом ради одного эффективного приема: к примеру, некоторые слушатели говорили мне, что самый лучший совет, который они услышали за два дня семинара — это рекомендация завести памятную книжку или папку. Значительную часть моих знакомых, достигших высшей производительности, составляют те, кто воплотил наиболее действенные приемы в свою жизнь. Я знаю, что и сам отношусь к числу этих людей. Самые мудрые из нас разрабатывают программу действий, которую менее сознательные индивидуумы почти автоматически внедряют в свою деятельность, чтобы достичь более высокой результативности. Мы сами подталкиваем себя к выполнению задач, которыми должны заниматься.
    
Например, если вы, как и я, не всегда делаете зарядку по утрам, то у вас, вероятно, есть свои приемы, с помощью которых вы заставляете себя заниматься. Для меня самым эффективным инструментом является костюм — одежда, которую я надеваю или снимаю. Если я надеваю спортивную одежду, то мне сразу хочется выполнять упражнения; если я не надену костюм, то, скорее всего, мне захочется заняться чем-то другим.
    
Давайте рассмотрим пример «фокуса» в сфере повышения производительности. Вероятно, вы когда-нибудь брали домой работу, которую должны были выполнить к следующему дню. Было очень важно не забыть взять ее с собой на следующее утро. И куда же вы положили необходимые материалы вечером? Оставили их возле двери или положили на ключи, чтобы ни в коем случае не оставить дома? Удалось ли вам таким образом повысить свою организованность? Какой прекрасный метод самоорганизации вы внедрили в свою жизнь! Но ведь все произошло именно так, как я и говорил. Мудрая часть вашего сознания вечером уже знает, что его менее сознательная часть утром вряд ли будет что-то соображать. «Что это лежит перед дверью? Ах, да, это нужно взять с собой!»
    
И в самом деле, какой прекрасный поступок! Я так и называю описанный прием: «Положи перед дверью». В нашем случае речь идет о «двери» вашего сознания, а не о входе в дом. Но идея та же.
    
Достаньте ежедневник и внимательно просмотрите дела, запланированные на следующие две недели. Вероятно, там найдется как минимум одна заметка, о которой вы подумаете: «Ах, да, это напомнило мне о том, что нужно». Зафиксируете эту важную мысль, и в нужный момент она сможет побудить вас к действию, тогда вам сразу станет легче, ваше сознание прояснится и усилится чувство выполненного долга. Это не космические технологии — просто эффективный прием.
    
Продуктивность вашей работы и творческий потенциал увеличиваются экспоненциально, когда вы в нужное время думаете о нужных вещах и располагаете инструментарием, позволяющим фиксировать полезные мысли.
    
Если вы сейчас достанете чистый лист бумаги и свою любимую ручку и в течение трех минут сосредоточите внимание на самом грандиозном из своих замыслов, то я гарантирую, что вам в голову придет хотя бы одна идея типа: «Ах, да, нужно учесть ____». Когда это случится, зафиксируйте мысли, посетившие вас, на листе бумаги и положите его туда, где вы сможете реально воспользоваться новыми идеями и информацией. Вы ни на йоту не поумнеете по сравнению со своим интеллектуальным уровнем десятью минутами ранее, но в вашей работе и в вашей жизни произойдет сдвиг.
    
В значительной мере процесс завоевания «черного пояса» по управлению рабочим процессом состоит в овладении искусством использовать нужные инструменты и координировать свои действия таким образом, чтобы автоматически направлять мысли в нужное русло и быстрее настраиваться на работу. Все последующие рекомендации, касающиеся организации места, времени и инструментария, являются надежными методами достижения новых, небывалых результатов.
    
Если вы действительно хотите свершить кардинальный скачок в области личной организованности, то я советую вам уделить пристальное внимание всем деталям и неукоснительно следовать всем рекомендациям, приведенным ниже. Освоение всей системы в целом принесет более существенные результаты, чем ознакомление с каждой из ее частей по отдельности. Вы обнаружите, что выполнение этой программы позволит сдвинуть с места реальные дела, которые занимают вашу жизнь на данный момент. Мы решим массу задач, ожидающих решения, и сделаем это новыми, эффективными и зачастую неожиданными способами.
    Определение необходимого временного промежутка
    
Я советую вам выделить отрезок времени на инициализацию процесса и подготовку рабочего места с надлежащим пространством, обстановкой и инструментарием. Надлежащая подготовка и организация рабочего пространства позволяет уменьшить ваше подсознательное сопротивление необходимости решения рутинных проблем и даже повысить ваш интерес к ним: вам захочется сесть и обдумать входную информацию и поставленные задачи. Идеальные временные рамки для большинства людей составляют два полных рабочих дня. (Впрочем, не стоит унывать, если в вашем распоряжении меньше времени: выполнить действия, которые я рекомендую, будет полезно независимо от того, насколько много или мало времени вы им уделите. Чтобы описанные приемы и принципы оправдали себя, не нужно ждать два дня — они начнут приносить плоды практически сразу). Весь процесс сбора информации может занять до шести часов, а для обработки и определения дальнейших действий по каждой проблеме, которую вы хотите зафиксировать на внешнем носителе и включить в свою систему управления деятельностью, запросто может потребоваться еще восемь часов. Конечно, вы можете собирать воедино и обрабатывать все свои текущие задачи по частям, но гораздо проще будет «за один присест» определить первоочередные шаги по каждой из важнейших проблем.
    
Идеальное время для такой работы — выходные, поскольку в это время вероятность внешнего вмешательства минимальна. Если я работаю с кем-то на протяжении типичного рабочего дня, то сначала мы должны убедиться, что на этот день не запланировано никаких встреч, а прервать нас могут только в крайнем случае; телефонные звонки записываются на автоответчик или фиксируются секретаршей для анализа и обработки информации в перерыве. Не советую отводить на эту работу время после окончания рабочего дня. Обычно это существенно снижает производительность и увеличивает вероятность путаницы.[4]
    
Для многих сотрудников, с которыми я работаю, отодвинуть весь мир на второй план на целых два дня — самая сложная задача: постоянная готовность присутствовать на деловых встречах и реагировать на объявления «в рабочем режиме» — это привычка, от которой труднее всего абстрагироваться. Вот почему мы часто переносим работу на выходные. Если вы работаете в общей комнате, то выделить достаточные промежутки времени в течение типичного рабочего дня будет еще сложнее.
    
Посвятите этому процессу два дня, и они окупятся многократно возросшей продуктивностью и спокойствием.
    
Дело не в том, что сама процедура настолько «священна», просто для сбора и обработки такого большого числа незамкнутых циклов, особенно «открытых», «неразрешенных» или «застрявших», которые уже давно стоят на месте, требуются большие затраты психической энергии. Постороннее вмешательство может удвоить время, необходимое для анализа всех проблем.
    
Если вы сможете оставаться на нужном уровне концентрации внимания в течение продолжительного периода времени, то у вас появится чувство контроля, возникнет ощущение завершенности, освободится запас энергии и творческий потенциал. Позднее вы сможете обращаться к системе на более короткие сроки на протяжении обычного рабочего дня или «между строк».
    Подготовка рабочего пространства
    
Вам понадобится физическое пространство, которое послужит центром управления деятельностью. Если у вас уже есть рабочий стол или даже кабинет, где вы работаете, то лучше всего начать именно с этого места. Если ваш рабочий кабинет находится у вас дома, то он станет вашей штаб-квартирой. Если у вас есть и то, и другое, можете создать идентичные и даже взаимозаменяемые системы в обоих местах.
    
Основные элементы рабочего пространства — это письменный стол и место для лотка с почтой. Некоторым людям, таким как начальник машинного цеха, дежурная медсестра в больнице или няня, кроме указанных инструментов, почти ничего не понадобится. Естественно, для большинства специалистов понятие рабочей поверхности — более широкое: к нему относится телефон, компьютер, лотки для бумаг, ящики для папок, полки для ссылочных материалов. Некоторым может потребоваться факс, принтер, видеомагнитофон и/или мультимедийные средства конференц-связи. Самодостаточные работники также ощутят необходимость в снаряжении для гимнастики, средствах проведения досуга.
    
Функциональное рабочее пространство имеет критическое значение. Если у вас еще нет собственного рабочего пространства и общей корзины «Входящие», немедленно обзаведитесь ими. Это касается и студентов, и тех, кто работает дома, и даже пенсионеров. У каждого должен быть физический центр управления деятельностью, из которого можно руководить решением всех своих проблем.
    
Если бы у меня было две минуты на создание аварийной станции, то я бы взял дверь, положил ее на две тумбочки с двумя ящиками каждая (по одной тумбочке с каждой стороны), поставил бы на нее три лотка для бумаг и добавил бы к этому блокнот и ручку. Такой была бы моя домашняя база (будь у меня время, я бы также купил кресло!). Хотите — верьте, хотите — нет, я видел несколько офисов, которые были менее функциональны.
    Если вы работаете в офисе, то вам все равно понадобится рабочее пространство дома
    
Не пренебрегайте рабочим местом у себя дома. Как вы убедитесь в ходе изучения процесса, дома очень важно располагать хотя бы вспомогательной системой, аналогичной рабочему месту в вашем в офисе. Многие из тех, с кем я работал, ощущали неловкость из-за контраста между беспорядком, царящим у них в доме, и обстановкой в рабочем офисе. Им было необычайно важно позволить себе создание аналогичной обстановки в обоих местах. Если у вас похожие проблемы, то вы увидите, что выходные, потраченные на оборудование домашнего рабочего места, могут повлечь за собой кардинальные изменения в вашей способности к упорядочению своей жизни.
    
Вам нужно функциональное рабочее пространство — дома, на работе и, если возможно, между ними.
    Транзитное рабочее место
    
Если вы много путешествуете по работе или просто ведете мобильный образ жизни, то вам захочется организовать эффективное передвижное рабочее место в миниатюре. Вероятнее всего, это будет портфель, чемоданчик или рюкзак с необходимым отделениями.
    
Многие люди упускают возможность повысить свою производительность, потому что не обладают средствами, позволяющими использовать свободные моменты и «окна» во времени, которые появляются при перемещении с одного места на другое или возникают в нерабочей обстановке. Сочетание грамотного стиля работы, необходимого инструментария и тесно взаимосвязанных систем дома и на работе может сделать путешествие подходящим временем для выполнения определенных видов задач.
    Не делите ни с кем рабочее пространство!
    
Крайне необходимо, чтобы у вас было собственное рабочее пространство — или, по крайней мере, собственная корзина «Входящие документы» и место для работы с документами. Слишком много супружеских пар, с которыми я работал, дома пытались уживаться за одним рабочим столом: когда они расширяли рабочее пространство до двух отдельных рабочих мест, ситуация кардинально менялась в лучшую сторону. Вместо «отчуждения», которого они ожидали, этот шаг позволял им снять незначительную напряженность в отношениях, вызванную необходимостью делить друг с другом совместные проблемы. Одна пара даже решила оборудовать маленькое рабочее место в кухне для мамы-домоседки, чтобы она могла работать, не спуская глаз с младенца в комнате.
    
Некоторые организации привлекает концепция «гостиничной системы», при которой сотрудники поддерживают полностью самостоятельные и мобильные рабочие места, позволяющие «подключиться» в любой точке, где работает компания, и выполнять поставленные задачи прямо на месте. У меня вызывает сомнения практическая эффективность данной концепции. Мой друг, который участвовал в создании «офиса будущего» для правительства Соединенных Штатов в Вашингтоне, округ Колумбия, утверждал, что устойчивость гостиничной организации труда нарушалась фактором «мое» — люди хотели располагать собственными ресурсами. Я считаю, что есть и более глубокая причина несостоятельности концепции: чтобы использовать системы, имеющиеся в нашем распоряжении, нам необходимо свести к нулю сопротивление на подсознательном уровне. Постоянная необходимость заново создавать корзину «Входящие», систему организации данных и определять метод и место обработки рутинных проблем может рассеивать значительную долю нашего внимания.
    
Крайне важно иметь собственное рабочее пространство. Вы ведь хотите пользоваться своими системами, а не просто думать о них.
    
Вы можете работать практически где угодно, если располагаете прозрачной, компактной системой и знаете, как обрабатывать задачи быстро и оперативно. Но вам все равно понадобится «домашняя база», т. е. четко подобранный набор инструментов и достаточное пространство для всех ссылочных и сопутствующих материалов, которые должны быть у вас под рукой, когда вы «осядете». У большинства людей, с которыми я работаю, есть, по крайней мере, по четыре выдвижных ящика для печатных справочных материалов общего характера и документальных данных по проектам — и трудно представить, чтобы все это можно было легко перевозить с места на место.
    Подбор необходимых инструментов
    
Если вы настроены на полномасштабное внедрение методики управления рабочим процессом, то для начала вам понадобится ряд базовых ресурсов и инструментов. В ходе процесса вы, скорее всего, будете чередовать применение привычного арсенала с оценкой возможностей использования в работе новых инструментов.
    
Учтите, что хорошие инструменты не обязательно должны быть дорогими. Например, о приспособлениях с низкой степенью автоматизации можно сказать следующее: чем полезнее кажется прибор, тем он менее функционален на самом деле.
    Основные инструменты обработки информации
    
Допустим, вы начинаете с самого начала. Кроме места на рабочем столе вам понадобятся:
    
• Лотки для бумаг (хотя бы три штуки).
    
• Пачка простой бумаги формата А5.
    
• Ручка или карандаш.
    
• Самоклеющиеся листки.
    
• Скрепки для бумаг.
    
• Скрепки для переплета.
    
• Скоросшиватель и скрепки к нему.
    
• Клейкая лента.
    
• Ластик.
    
• Автомат для наклеивания этикеток.
    
• Папки для бумаг.
    
• Ежедневник.
    
• Корзины для мусора.
    
    
Лотки для бумаг
    
Лотки для бумаг будут корзинами для входящей и исходящей информации. Один или два лотка будут предназначаться для хранения сопутствующих документов по текущим проектам и стопок бумаг «для прочтения и пересмотра». Самые удобные — продольные лотки размером с конверт или широкого формата, которые можно ставить один на другой, без «ската», чтобы бумаги не высыпались.
    
Простая бумага
    
В процессе первичного накопления информации вам понадобится простая бумага. Хотите — верьте, хотите — нет, но записывать каждую идею на отдельный лист действительно очень полезно. Большинство людей предпочитают делать записи в ежедневнике или блокноте, мало кто придерживается простой системы «по одной идее на лист». В любом случае важно, чтобы под рукой было много бумаги малого формата или блокнотов, которые бы упростили запись спонтанных идей.
    
Канцпринадлежности — самоклеющиеся листки, скрепки, скоросшиватель и т. д.
    
Самоклеющиеся листки, скрепки, скоросшиватель, клейкая лента и резиновые нити и прочие канцелярские принадлежности пригодятся для пересылки и хранения бумажных материалов. Мы еще не закончили с бумагами (если вы не заметили!), и простые инструменты для их упорядочения будут просто необходимы.
    
Ежесекундный сбор, анализ, обработка и упорядочение информации — достаточно серьезная задача; позаботьтесь о том, чтобы у вас всегда были под рукой инструменты, позволяющие максимально облегчить эти процессы.
    
Автомат для наклеивания ярлыков
    
Как ни странно, ярлыки являются критически важным инструментом в нашей работе. Тысячи руководителей, специалистов и внештатных сотрудников, с которыми я работал, теперь пользуются автоматами для наклейки ярлыков, а мои архивы полны их комментариями примерно такого содержания: «Невероятно — я даже не думал, что работать будет настолько удобно!» Автомат понадобится для пометки ваших папок, корешков подшивок и массы других вещей.
    
В этой книге я рекомендую автомат Brother — он самый удобный в использовании. Купите самую дешевую машинку, которая умещается на рабочем столе и работает от блока питания (чтобы не пришлось беспокоиться о батарейках). Еще вам понадобится запас бобин с этикетками — черные буквы на белом фоне (а не на прозрачной бумаге) гораздо легче прочесть; к тому же такие ярлыки можно наклеивать поверх старых меток на папках, которые вы хотите переименовать.
    
Конечно, можно купить специальную программу и бумагу для принтера, с тем чтобы создавать ярлыки на компьютере, но я предпочитаю использовать для этой цели отдельный прибор. Если вам придется ждать, пока данные накопятся, чтобы разложить их по папкам и наклеить этикетки, это внесет фактор формальности в вашу работу, который серьезно снижает эффективность методики.
    
Папки для документов
    
Вам понадобится масса папок (попробуйте достать папки мелкого формата, если получится, и папки широкого формата, если это необходимо). Также вам могут понадобиться держатели для папок типа Pendaflex, если ваша система организации материалов этого требует. Сгодятся обычные манильские папки — цветовое кодирование материалов редко оправдывает себя. Ваша система организации папок со ссылочными материалами общего характера должна представлять собой простую библиотеку.
    
Ежедневник
    
Возможно, ежедневник понадобится не только для того, чтобы отмечать нерешенные проблемы: вы наверняка захотите поместить туда упоминания о шагах, которые следует предпринять. Ежедневник нужен не для того, чтобы хранить списки дальнейших действий, а для того, чтобы отслеживать «барьеры» в работе, которые нужно устранить в конкретное время, в определенный день.
    
Сегодня большинство специалистов имеют под рукой системы определенного типа: от карманных еженедельных записных книжек и отрывных календарей с возможностью планирования на каждый день, неделю, месяц или год, до индивидуальных электронных планировщиков и групповых электронных календарей, таких как Outlook и Lotus Notes, которые применяются в масштабах компании.
    
Ежедневник часто является основным инструментом, на который полагаются люди, когда нужно «собраться». Конечно же, это важнейший атрибут упорядочения данных определенных типов и напоминаний о проблемах, относящихся к конкретным датам и временам суток. Можете поместить в ежедневник множество напоминаний и несколько дат, но на этом не следует останавливаться: ваш ежедневник должен стать частью гораздо более полной системы, которая появится по мере освоения методики.
    
О том, какой ежедневник будет оптимальным именно для вас, я расскажу более подробно в следующей главе. А сейчас просто продолжайте пользоваться тем, что у вас есть. Как только вы воспитаете в себе потребность в системном подходе, у вас появится надежный ориентир, который поможет определиться с новым инструментом.
    
Мусорные корзины
    
Вполне вероятно, что придется выбрасывать гораздо больше материалов, чем вы можете предположить, так что будьте готовы к появлению изрядного количества мусора. Некоторые работники, которых я тренировал, уже в первый день тренинга выясняли, что очень полезно поставить перед дверью офиса большую мусорную корзину.
    Записная книжка
    
Нужна ли записная книжка? Это зависит от ряда факторов. Вы привыкли пользоваться блокнотом? В каком виде вы хотите хранить напоминания о дальнейших действиях, планы и проекты? Где и как часто вы должны их пересматривать? Поскольку проблемы не нужно держать в голове, может понадобиться внешний носитель для записи напоминаний. Вы могли бы полностью обойтись без автоматизации и просто носить с собой папку с листками бумаги. Можете носить с собой бумажный блокнот, памятную книжку или их электронный аналог. Наконец, можете сочетать эти средства.
    
Когда вы поймете, как обрабатывать рутинные проблемы и какую информацию упорядочивать, ваша задача сведется к составлению и пересмотру списков.
    
Все неавтоматизированные средства, упомянутые в предыдущем разделе, применяются для различных аспектов сбора, обработки и упорядочения информации. Для сбора данных понадобится лоток и бумага. По мере обработки содержимого корзины «Входящие» вы будете совершать массу действий, занимающих менее двух минут, для которых понадобятся самоклеющиеся листки, скоросшиватель и скрепки. Журналы, статьи и длинные служебные записки, прочтение которых занимает более двух минут, пойдут в другой лоток. Все остальное — содержание инструментария, необходимого для проекта, запись задач, намеченных действий и напоминаний в календарь, а также отслеживание ожидаемых событий — потребует создания каких-либо списков или наборов сходных проблем, которые можно пересмотреть в любой момент.
    
Списками можно управлять самым старомодным способом: хранить листы бумаги в папке (например, заметки или напоминания о каждом человеке, которому нужно позвонить, можно хранить в папке «Звонки») или придерживаться «среднего уровня автоматизации», записывая сведения в отрывные блокноты или памятные книжки (страница, озаглавленная «Звонки», на которую выписаны имена). Наконец, можно вести электронные версии бумажных списков (категория «Звонки» в разделе «Задач» персонального цифрового секретаря или в разделе «Задания» Microsoft Outlook).
    
Помимо хранения кратких ссылочных данных (т. е. телефонов и адресов), большинство блокнотов предназначено для управления списками. (Ваш календарь тоже является формой списка — напоминания о делах, намеченных на конкретную дату и время, расположены в хронологическом порядке). Блокноты всевозможных типов были популярны на рынке до 1980-х годов, затем появились первые карманные электронные записные книжки; сейчас им на смену пришла волна сложных персональных цифровых секретарей и компьютерных программных продуктов, таких как Microsoft Outlook и Lotus Notes.
    
Один из самых лучших фокусов, позволяющих повысить индивидуальную производительность, — это применение организационных инструментов, которыми вам нравится пользоваться.
    
Как поступить: внедрить описанную в книге процедуру в нынешний арсенал средств или прибегнуть к каким-то новым инструментам? Ответ таков: выбирайте ту программу действий, которая поможет вам приспособить свое поведение к применению накопленного инструментария. В данном случае следует также учитывать факторы эффективности. Вы имеете дело с большим объемом цифровой информации, которую легче отслеживать с помощью соответствующих средств? Вам нужен бумажный ежедневник, позволяющий организовывать деловые встречи, которые можно назначать и отменять на ходу? Вам нужны напоминания о том, кому и когда необходимо позвонить, в ситуациях, когда неудобно носить с собой папки? И так далее… Не следует забывать также о факторах эстетики и морального удовлетворения. Я выстроил некоторые из самых стройных планов и упорядочил определенные сведения самым лучшим образом, просто найдя в этом повод воспользоваться (а, точнее, поиграть) со своим электронным секретарем Palm, когда сидел в ресторане в ожидании ужина!
    
Когда задумаетесь над тем, стоит ли покупать блокнот, и если да, то какой именно, помните, что все, что вам на самом деле придется делать — это вести списки. Вы должны иметь возможность составить список на ходу и легко к нему обращаться с требуемой периодичностью. Когда вы уясните, что следует включать в списки и как ими пользоваться, характер носителя уже не будет так важен. Руководствуйтесь соображениями простоты, быстроты и морального удовлетворения.
    О значении системы сортировки документов
    
Если ваша система упорядочения документов не обеспечивает быстрой и эффективной работы и не приносит морального удовлетворения, то весь процесс будет вызывать у вас чувство неприятия.
    
Простая и функциональная индивидуальная система организации справочных материалов имеет критическое значение в процессе внедрения методики. Система организации материалов, имеющаяся под рукой, — это первое, на что я обращаю внимание перед тем, как начинать координировать рабочий процесс в любом офисе. Как уже отмечалось в главе 2, отсутствие четкой организации справочных сведений является одной из наиболее серьезных преград на пути внедрения системы управления деятельностью, и для большинства работников, которых я тренировал лично, организация материалов представляет одну из величайших возможностей самосовершенствования. Много раз я заезжал с клиентом в местный магазин товаров для офиса, где мы покупали картотечный шкаф, массу папок и машинку для наклейки ярлыков, чтобы организовать подходящее место, куда бы можно было переложить две трети материалов, находящихся на столе, в выдвижных ящиках и даже на полу офиса.
    
Далее речь пойдет в основном об общих системах справочной информации, а не об отдельных картотеках, посвященных контрактам, финансовым данным или другим категориям сведений, заслуживающих отдельного места и индексирования. В папки с материалами общего характера можно складывать статьи, брошюры, листки бумаги, заметки, распечатки, факсы — практически любую информацию, интересную или полезную лично вам, которая не вписывается в рамки специализированных картотек и не может стоять на полке сама по себе (как стоят толстые инструкции от программных пакетов и подшивки результатов семинаров).
    
Если у вас есть надежный секретарь или помощник, который ведет вашу картотеку, можете просто наклеить табличку «Определить в категорию X» и передать папку ему или ей, это будет замечательно. И все же еще раз спросите себя, нет ли еще каких-нибудь интересных или конфиденциальных материалов, которые должны быть доступны в любой момент, даже если вашего помощника нет поблизости. В таком случае вам все равно понадобится собственная система организации данных.
    Факторы успеха в использовании системы хранения
    
Я категорически рекомендую вам наладить вашу собственную систему хранения, которая будет всегда под рукой. У вас должно уходить не более минуты на то, чтобы извлечь материал из корзины «Входящие» или распечатать его из электронного сообщения, принять решение о том, что он не требует от вас активных действий, но может пригодиться в будущем, и поместить его в систему организации ссылочных данных. Если вся последовательность указанных действий занимает более минуты, существует реальная возможность ускорить процесс: вы не определяете новый документ в картотеку, а вместо этого просто кладете его на стопку бумаг или запихиваете куда-нибудь. Кроме обеспечения высокой скорости упорядочения данных, система должна приносить радость, быть простой в использовании, современной и полной. В противном случае у вас возникнет подсознательное нежелание освобождать корзину «Входящие», поскольку там будет находиться материал, который нужно включить в картотеку, и поверьте, вам не захочется даже смотреть на документы. Не отчаивайтесь: я видел, как люди, которые терпеть не могли процесс сортировки документов, начинали наслаждаться этим процессом после того, как была создана и отлажена индивидуальная система организации данных.
    
Вы должны одинаково спокойно относиться к предоставлению отдельного места в картотеке отдельному листку бумаги по новой теме — даже если это просто рукописная заметка — и к упорядочению более формальных и объемных документов. Поскольку для создания и упорядочения папок нужно потратить столько сил, люди либо не делают этого, либо держат забитые до отказа шкафы и ящики, полные разнообразных документов, таких как меню местного кафе с доставкой блюд на дом или расписание движения поездов.
    
Каких бы действий не требовало от вас приведение системы организации ссылочных материалов в соответствие с высокими стандартами, это необходимо сделать. Моя система прекрасно работает на меня и на других людей, решивших ею воспользоваться, и я настоятельно рекомендую вам подумать о внедрении следующих правил, которые позволят довести процесс упорядочения информации до автоматизма.
    
Держите в пределах досягаемости папки со справочной информацией общего характера. Процесс сортировки должен быть простым и быстрым. Если приходится каждый раз вставать, чтобы добавить в картотеку какой-нибудь уникальный клочок бумаги, у вас появится склонность к накоплению материалов, а не к их упорядочению, и, скорее всего, вы начнете ненавидеть всю работу с корзиной «Входящие» (поскольку будете знать, что там заведомо есть данные, требующие сортировки). Многие профессионалы, которых я тренировал, перепланировали свои офисы, чтобы четыре шкафа со справочными данными находились буквально у них «под рукой» а не на другом конце комнаты.
    
Единственный критерий сортировки. Вместо многих справочных информационных систем я держу одну картотеку, отсортированную в алфавитном порядке. У людей есть склонность к использованию папок в качестве основы личной организации, и поэтому они пытаются сортировать материалы по темам и проектам. Таким образом, они геометрически увеличивают число мест, где нет нужного документа, если человек забыл, куда положил его. Система сортировки по одному простому критерию (назовем его «альфа») предполагает сортировку материалов по теме, проекту, фамилии или названию компании, чтобы документ можно было найти только в одном из трех-четырех мест, если вы забыли, куда именно клали его. Обычно каждый ярлык может предполагать введение только одного уровня подтем, таких как, например, «Садоводство — горшки» и «Садоводство — идеи». Обе категории будут храниться среди материалов на букву «С».
    
У меня есть четыре ящика для папок со ссылочными материалами общего характера, и на каждом из них красуется четкая надпись: «А-Е», «F-L» и так далее — теперь мне не нужно думать, куда определить документ, когда на него уже наклеен ярлык.
    
Время от времени у человека накапливается столько справочной информации по теме или проекту, что ее следует переложить в отдельный ящик или шкаф. Но если материалы занимают менее половины ящика, то я рекомендую включить его в общую алфавитную систему.
    
Держите большой запас папок. Я держу у себя под рукой огромную стопку новых, пустых папок, которые могу, не вставая с места, использовать в процессе обработки содержимого корзины «Входящие». Нет ничего хуже ситуации, когда накапливаются материалы, требующие сортировки, и неоткуда взять папки, необходимые для того, чтобы упростить процесс. В произвольный момент времени я должен иметь под рукой запас: примерно пол-ящика неиспользованных или освободившихся папок.
    
Не позволяйте ящику наполниться более чем на три четверти. Всегда старайтесь сделать так, чтобы ящики заполнялись не более чем на три четверти. В случае их переполнения вы будете испытывать подсознательное нежелание класть туда документы, и справочная информация будет постепенно нагромождаться. Если ящик начинает переполняться, то я могу его освободить, пока говорю по телефону.
    
У меня практически нет знакомых, у которых в столе не было бы переполненных ящиков. Если вам дороги ваши ногти и вы хотите избавиться от подсознательного сопротивления процессу сортировки, держите ящики достаточно свободными для того, чтобы спокойно добавлять и извлекать оттуда папки.
    
Некоторые люди в ответ на такой совет восклицают: «Мне придется покупать новые картотечные шкафы!», будто это что-то ужасное. Следите за моей мыслью. Если материалы стоят того, чтобы их оставить, то их следует содержать так, чтобы они были доступны, верно? А если это не так, то зачем вообще держать их у себя? Говорят, что мы живем в информационную эпоху; если в этом утверждении есть хоть доля правды, а какие-то из ваших действий тормозят прогресс, то они просто неразумны.
    
Возможно, понадобится создать еще один ярус для хранения справочной информации, чтобы появилось достаточное рабочее пространство, а папки со ссылочными данными общего характера были под рукой. К примеру, хранить такие материалы, как заметки по завершенным проектам и «мертвые» сведения о клиентах, можно в других помещениях или, по крайней мере, за пределами вашего рабочего места.
    
Наклеивайте ярлыки на папки с помощью автомата. Печатные ярлыки изменят природу папок и ваше отношение к ним. Папки с ярлыками прекрасно смотрятся на столе в зале заседаний; каждый может прочесть надписи на них; вы можете легко разглядеть ярлык с большого расстояния или быстро найти их в портфеле; а когда вы выдвигаете картотечные ящики, то вашим глазам открывается печатная версия алфавитного перечня материалов. Приятно открывать такой ящик, чтобы положить или извлечь папку.
    
Возможно, в новом тысячелетии ученые предоставят нам какое-нибудь сложное эзотерическое или неврологическое объяснение такой эффективности папок с печатными наклейками. А сейчас просто доверьтесь мне. Купите автомат для наклейки этикеток. Причем собственный. Для безотказной работы системы автомат должен постоянно быть у вас под рукой, чтобы можно было поместить данные в папку, когда захотите. И ни с кем не делитесь! Если нужно наклеить ярлык, а машинки нет под рукой, вы бросаете документы на груду бумаг вместо того, чтобы рассортировать. Автомат для наклейки ярлыков должен стать таким же базовым инструментом, как и скоросшиватель.
    
Покупайте качественные шкафы. При покупке шкафов для папок не экономьте на качестве. Нет ничего хуже, чем попытки открыть тяжелый ящик или скрип, который слышишь, когда борешься с застрявшими колесиками одного из «экономичных» шкафов по 29,95 долларов за штуку. Вам нужен шкаф, ящики которого будут открываться и закрываться легко и плавно, подобно дверям немецких автомобилей. И я не шучу.
    
Если можете, не используйте подвесных папок. Рискуя серьезно обидеть массу людей, которая уже пользуется подвесными папками, я рекомендую вам полностью отказаться от шкафов для подвесных файлов и пользоваться обычными папками, стоящими в ящике и опирающимися на его металлическую заднюю стенку. Подвесные папки гораздо менее эффективны, поскольку добавление новой папки требует значительных затрат энергии и придает процессу сортировки информации формальный характер.
    
Вот электронное сообщение, которое я недавно получил от старшего менеджера; он последовал моему совету после двух лет использования подвесных папок:
    
     
Ваша система — это просто ФАНТАСТИКА! Я полностью пересортировал папки дома и на работе — на это ушло всего четыре дня, но я отказался от системы Pendaflex и перешел на манильские папки, расположенные строго в алфавитном порядке. ВОТ ЭТО ДА! Это настолько упростило работу! Почему-то мой стол тоже стал гораздо чище: стопки бумаг «для сортировки» уже не лезут под руку!
    
    
Если на то, чтобы поместить в систему хранения новые приходящие документы, уходит более минуты, то вы будете не сортировать их, а накапливать.
    
И все же… Многие люди привыкли к системе подвесных папок, по крайней мере, на работе, поскольку шкафы для таких папок, открывающиеся сбоку, стали стандартным атрибутом корпоративной деятельности. Если вам приходится работать с подвесными папками, то я советую следующее.
    
• Помечать ярлыками папки, а не место, где они висят. Это позволит вам брать на встречи и в поездки папки без крючков.
    
• Вешать по одной папке на каждый крючок. Только в этом случае ящик будет выглядеть аккуратно и не будет возникать глупых ситуаций, когда крючок начинает шататься под грузом множества папок.
    
• Держите изрядный запас обычных крючков и пустых папок перед первым ящиком, чтобы можно было упаковывать новые папки и сортировать их в мгновение ока.
    
Освобождайте папки хотя бы раз в год. Регулярная ревизия папок не позволяет картотеке застаиваться и покрываться плесенью, она позволяет оставлять материалы в картотеке «на всякий случай», если понадобится. Вы знаете, что через несколько месяцев, в любом случае, пересмотрите картотеку: тогда и решите, какую информацию стоит оставлять, а какую — нет. К примеру, я освобождаю папки, когда говорю по телефону (или выгадываю время в процессе телефонного совещания, которое никак не может закончиться).
    
Я рекомендую всем организациям ввести День мусорного ящика (если он еще не проводится), когда все сотрудники обязаны прийти на работу в тапочках и джинсах, выставить телефоны в режим «не беспокоить» и разобраться с накопившимися материалами.[5] В помещении ставятся урны, и всем разрешается провести день в режиме уборки. Индивидуальный день мусорной корзины удобно наметить в календаре на выходные в конце года или на раннюю весну, когда вы готовите налоговую декларацию, и можно увязать чистку материалов с архивированием финансовой документации за минувший год.
    И напоследок…
    
Вы выгадали немного времени, подготовили рабочее пространство и снарядились основными инструментами для внедрения методологии. Что дальше?
    
Если вы решили посвятить определенное время налаживанию системы управления рабочим процессом, то есть еще одна вещь, которую следует сделать, чтобы она была максимально эффективной: забудьте обо всех остальных проблемах на срок выполнения процедуры.
    
Если вам нужно срочно кому-то позвонить, поручить важное дело секретарше или обсудить что-то со своей половиной, сделайте это сразу. Или решите для себя, когда вы займетесь этим, и поместите напоминание туда, где точно не забудете о нем. Очень важно, чтобы все ваше внимание было сосредоточено на текущей работе.
    
Несмотря на то что люди выделяют время и тратят изрядные деньги на оплату моего труда как ресурса, который будет использоваться в течение заданного периода, перед тем как начать тренинг и отложить работу, почти все они должны решить какие-то срочные проблемы, еще не внедренные в систему. Они говорят: «Ах да, я должен перезвонить клиенту в течение дня» или «Мне нужно узнать у мужа, взял ли он билеты на вечер». Этим обусловлен недостаток концентрации и зрелости в нашей культуре, и я считаю, что многие разумные люди постоянно игнорируют внутреннюю ответственность.
    
Надеюсь, вы все поняли? Хорошо. Теперь пришло время собрать все незамкнутые циклы воедино.
   
   
    
     
Глава 5. Сбор информации: «загон для рутинных проблем»
    
    
Во второй главе были описаны основные процедуры, позволяющие собрать воедино все задачи. В этой главе будет более подробно рассказано о процессе аккумулирования всех незавершенных задач в одном месте — в обобщенной папке «Входящие». Это — критически важный первый шаг на пути достижения состояния, когда разум подобен воде. Добавьте еще несколько проблем к тем, что уже обозначены, и у вас возникнет положительное ощущение. Но если сосредоточиться на процессе сбора и собрать все 100 % проблем, то ваше отношение к работе существенно изменится: появится новая точка опоры, которая позволит совладать с делами.
    
Когда я учу клиента этому процессу, этап сбора информации обычно занимает от одного до шести часов, хотя был случай, когда мы работали все двадцать (в итоге я сказал: «Ну, в общем, вы поняли идею»). Но на это может уйти и больше времени, если вы собираетесь зафиксировать абсолютно все проблемы, возникающие на работе и в личной жизни, ведь в таком случае придется осмотреть всевозможные углы и закоулки, в том числе машины, лодки и загородный дом, если он у вас есть.
    
Будьте уверены, уделив хотя бы пару часов сбору проблем, вы сможете перечислить основную часть незавершенных дел. Более того, можно будет определить остальные задачи, если привязать упоминания о них к конкретным местам: например, «убрать и расчистить гараж» и «навести порядок в шкафу в гостиной».
    
В действительности, конечно, невозможно постоянно фиксировать абсолютно все рутинные проблемы. Жизнь протекает слишком быстро, и вы заняты слишком большим объемом работы в течение недели, чтобы перенести все идеи и заботы из собственной головы на внешний носитель. Однако пусть это станет эталоном для подражания, который будет побуждать вас постоянно поддерживать порядок в делах, на работе и в личной жизни.
    
На старт, внимание…
    
Есть весьма актуальные причины, по которым перед тем как обрабатывать сведения, нужно собрать их воедино:
    
1. Весьма полезно четко представлять объем предстоящей работы.
    
2. Сбор информации позволяет определить, где «кончается туннель».
    
3. На этапах обработки и сортировки вас не должна отвлекать бесформенная масса рутинных проблем, которые по-прежнему ожидают «где-то там» вашего решения. Как только вы соберете в одном месте все дела, требующие внимания, вы автоматически перейдете в рабочее состояние повышенной концентрации внимания и контроля.
    
Возможно, одновременный сбор воедино всего, что вас не устраивает, покажется утомительным занятием. Возможно, он даже будет выглядеть противоречиво: ведь большая часть проблем никогда не обладала и не обладает особой важностью; поэтому они и окружают вас столь беспорядочно. Допустим, проблема не была срочной, когда возникла, и, вероятно, еще не случилось ничего страшного из-за того, что она до сих пор не решена. Возможно, у вас в бумажнике лежит визитная карточка, с владельцем которой вы хотели бы когда-нибудь связаться. А может быть, это маленький приборчик, которому не хватает запчасти, лежащий в нижнем ящике стола. Или принтер в офисе, для которого вы никак не можете подобрать лучшего места. Дела такого типа гложут вас, но вы еще даже не решили: предпринимать что-то по этому поводу или совсем выбросить их из списка незамкнутых циклов. Но поскольку вы считаете, что среди этих проблем может быть что-то важное, «рутина» управляет вами и отбирает больше умственной энергии, чем заслуживает. Учтите: можно прекрасно себя чувствовать, не делая чего-то, но только в том случае, если вы знаете, чего не делаете.
    
Что ж, начнем. Берите свою корзину «Входящие», стопку писчей бумаги в полдюйма толщиной и…
    
… Поехали!
    Физический сбор материала
    
Приучите себя замечать и собирать все, что, на ваш взгляд, находится не на своем месте.
    
Первое, что надо сделать — оглядеться вокруг в поисках чего-либо, что лежит не там, где должно лежать всегда, и положить в корзину «Входящие». Вы будете собирать незавершенные задачи и предстоящие дела. Все они попадают в папку «Входящие», чтобы ими можно было заняться впоследствии.
    Что должно остаться там, где лежит
    
Лучший способ принять верное решение о том, стоит ли определять что-то в корзину «Входящие», — четко уяснить, чего не стоит туда класть. Перечислю четыре категории вещей, которые могут остаться без изменений там, где находятся на данный момент, и не требуют от вас никаких действий.
    
• Ресурсы.
    
• Справочные материалы.
    
• Предметы обстановки.
    
• Оборудование.
    
    
Ресурсы — это все материалы, которые вы должны держать у себя, поскольку регулярно их используете. Канцтовары, визитки, марки, скобки, самоклеющиеся листки, широкоформатные блокноты, скрепки для бумаги, баллоны для шариковых ручек, батарейки, формы документов, которые вы регулярно заполняете, ластики — все это относится к данной категории. Многие также держат на работе ящики с «личными ресурсами», где хранятся зубные нити, влажные салфетки, мятные конфеты и т. д.
    
Справочные материалы — это любая нужная информация, которую вы храните у себя: например, инструкции для пользования компьютерными программами, меню местного кафе с доставкой на дом или расписание футбольных игр вашего сына. К этой же категории относятся телефоны, адреса, любой материал, касающийся проектов, тем, предметов, и источники данных, такие как словари, энциклопедии, альманахи.
    
Предметы обстановки. К данной категории относятся семейные фотографии, картины, а также забавные и ободряющие надписи, прикрепленные к вашей доске объявлений. Еще вы можете держать у себя значки, памятные сувениры и/или растения.
    
Оборудование. Как нетрудно догадаться, речь идет о телефонах, компьютерах, факсах, принтерах, мусорных корзинах, мебели и видеоаппаратуре.
    
Несомненно, есть масса вещей, относящихся к четырем перечисленным категориям, в основном это все ваши рабочие инструменты и аппаратура, которые не требуют совершения никаких активных действий. Все остальное — «исходные материалы». Но многие вещи, которые вы изначально могли бы отнести к ресурсам, справочным материалам, предметам обстановки или оборудованию, также могут требовать выполнения активных действий, поскольку находятся не там, где должны быть.
    
Например, большинство людей держит в столе, на столе или на доске объявлений массу ссылочных материалов, которые либо устарели, либо требуют реорганизации. Их тоже нужно поместить в папку «входных материалов». Также в беспорядке пребывает ваш ящик для расходных материалов, полный бесполезных или не рассортированных вещей — он тоже представляет незавершенную проблему. А фотографии ваших детей не устарели? А картины на стене вам не надоели? А все ли сувениры есть смысл хранить? А мебель вас полностью устраивает? А компьютер установлен так, как вам хотелось бы? А растения в офисе не зачахли? Иными словами, ресурсы, ссылочные материалы, предметы обстановки и оборудование, возможно, также понадобится поместить в корзину «Входящие», если они находятся не на своем месте или требуют реорганизации.
    Проблемы сбора информации
    
На этапе сбора материала вы можете столкнуться с одной или несколькими из следующих проблем.
    
• У вас накопилось гораздо больше материала, чем может поместиться в одну корзину.
    
• Вы можете сразу перескочить на этап чистки и упорядочения материала.
    
• Определенная часть рутинных проблем уже собрана и упорядочена.
    
• Возможно, есть какие-то важные проблемы, которые не следует откладывать на потом.
    
Что делать, если предмет слишком велик для корзины? Если вы не можете физически уложить предмет в корзину, напишите записку на листке бумаги размером с конверт, который будет представлять данную проблему. Например, если перед дверью вашего офиса висит плакат или другое произведение искусства, просто напишите «картина за дверью» на маленьком листке бумаги и бросьте его в корзину «Входящие».
    
Не забудьте поставить на листке дату. Это даст вам сразу несколько преимуществ. Если в вашей организационной системе будут храниться листки бумаги, посвященные другим проблемам, вы будете знать, когда написана записка. Вообще датировать заметки — очень полезная привычка: имеет смысл датировать указания для вашего помощника на самоклеющихся листках, переписанные в блокнот голосовые сообщения и заметки, сделанные во время телефонного разговора с клиентом. Три процента вашего времени, которые уйдут на расстановку дат, принесут небывалую отдачу, и вы поймете, что эту привычку имеет смысл развивать.
    
Что, если стопка материалов слишком велика для корзины? Если вы такой же человек, как и 98 % моих клиентов, то в результате первичного накопления информации соберете гораздо больше материалов, чем можно уместить в корзине «Входящие». Если именно так и происходит, просто складывайте материалы вокруг корзины, а, возможно, и на полу, под ней. Полностью избавиться от этих стопок вам удастся лишь по мере обработки и упорядочения материала. Ну а пока что убедитесь, что стопки «исходных материалов» визуально отличаются от всего остального.
    
Моментальное избавление от мусора. Если очевидно, что место какого-то предмета — в мусорном баке, сразу выбросьте его. Для некоторых из моих клиентов первоочередное избавление от мусора заключалось именно в чистке ящиков рабочего стола!
    
Если вы не знаете, что представляет собой предмет, и стоит ли оставить его у себя, не стесняясь, кладите его в корзину «Входящие». Можно будет принять решение позже, на этапе обработки корзины. Чего не надо делать, так это позволять себе погрязнуть в проблемах, пытаясь принять решение о том и о сем. Все равно придется заняться этим позже, если материал уже помечен как «исходный», а решения легче принимать в режиме обработки информации. Основная цель сбора информации — как можно быстрее уложить весь материал в корзину, чтобы надлежащим образом «окопаться и наметить линию фронта».
    
Остерегайтесь вируса чистки и упорядочения. Многие люди заражаются вирусом чистки и упорядочения, занимаясь сбором различной информации в офисе и дома. Если это случилось с вами, то это нормально, при условии, что вы располагаете запасом времени, необходимым для того, чтобы осуществить всю процедуру (например, у вас впереди — целая неделя). Иначе вам придется разбивать процесс на части и осуществлять их как отдельные проекты или действия, о которых в вашей системе будут храниться напоминания примерно следующего содержания: «Расчистить шкаф с четырьмя ящиками» или «Убрать в подсобке».
    
Чего вам точно не захочется сделать, так это запутаться в лабиринте незавершенных задач и утратить способность к полномасштабному управлению рабочим процессом. Возможно, процесс займет больше времени, чем вы думаете, но слишком уж велико желание сразу добраться до золотой жилы, покончить с рутинными проблемами и наладить систему как можно скорее.
    
Как быть с делами, уже записанными в списках и блокнотах? Возможно, у вас уже есть какие-то списки и система организации. Но если вы не полностью знакомы с данной моделью управления рабочим процессом и не пользовались ею раньше, то я рекомендую вам отнестись к своим спискам как ко всем остальным исходным материалам, требующим дальнейшей обработки. Вы ведь хотите, чтобы система была согласованной, а для этого необходимо оценивать все с одинаковых позиций.
    
«Но я не могу забыть об этом…!» Часто в процессе сбора материалов человек натыкается на какой-то клочок бумаги или документ, и восклицает: «О, боже! Я совсем забыл (забыла)! Я должен (должна) этим заняться!» Это может быть факс, напоминающий о том, что нужно было кому-то перезвонить два дня назад, или заметки с совещания, где говорится о каких-то действиях, сроки выполнения которых истекли несколько недель назад. Человек не хочет класть документ в огромную стопку других бумаг, лежащую в корзине, боясь снова забыть о нем.
    
Если нечто подобное случится с вами, первым делом спросите себя, действительно ли этим стоит заниматься, до того как закончите первый этап процедуры. Если ответ утвердительный, то лучше решить проблему сразу и выбросить ее из головы. В противном случае не бойтесь и положите документ в стопку. Вы все равно скоро обработаете все эти данные и разберетесь со всей стопкой, так что никуда он не денется.
    
Если не удается решить проблему сразу, а напоминание о ней обязательно должно находиться под рукой, создайте поблизости стопку «особо важных дел». Это не лучшее, но приемлемое решение. Помните, что внутреннее беспокойство возрастет, когда все проблемы всплывут на поверхность. Поддерживайте внутреннее равновесие любыми доступными способами.
    Начните с рабочего стола
    
Готовы? Хорошо. Начинайте складывать все, что лежит на столе, в стопку «входящих материалов». Часто многое из того, что нужно будет туда поместить, будет у вас под рукой. Многие люди используют в качестве места для входных материалов сам рабочий стол; если вы принадлежите к их числу, то перед вами вырастет несколько стопок «входящего материала», с которых и следует начинать сбор данных. Начните с одного конца рабочего пространства и двигайтесь по нему, не упуская из виду ни одного кубического дюйма. Типичные предметы, которые попадутся вам под руку:
    
• Стопки писем и служебных записок.
    
• Факсы.
    
• Визитки.
    
• Заметки с совещаний.
    
Не поддавайтесь искушению сказать то, что сначала говорят все: «Ну, в общем, я знаю, что в этой стопке. Пусть эти документы в ней и лежат». Именно такой подход всегда был проигрышным: все нужно поместить в корзину «Входящие».
    
Взгляните на свой рабочий стол, есть ли у вас хотя бы малейшее желание переставить на нем оборудование и инструменты? Вас устраивает ваш телефон? Компьютер? Стол? Если что-то нужно поменять, запишите напоминание об этом на листке и положите его в корзину.
    Ящики стола
    
Теперь по очереди разгребите содержимое каждого из ящиков стола, если таковые в нем есть. Что-то привлекает ваше внимание? Что-то лежит не на своем месте? Если хотя бы на один из этих вопросов вы можете дать утвердительный ответ, положите предмет в корзину или запишите напоминание на листке бумаги. Опять же, воспользуетесь вы возможностью расчистить и упорядочить содержимое ящиков или просто запишете напоминание о том, чтобы сделать это позднее, будет зависеть от того, сколько у вас времени и сколько материала накопилось в столе.
    Рабочие поверхности
    
Продолжайте продвигаться по офису, собирая все, что лежит на поверхности столиков, полок или шкафов, и при этом находится не на своем месте. Это могут быть стопки печатной продукции, груда почты, различных папок и справочных материалов, касающихся определенных дел и проектов. Собирайте все.
    
Возможно, под руку попадутся справочные материалы, которыми вы уже воспользовались и просто не убрали. В таком случае, если есть возможность быстро поставить документы на место — в шкаф или на полку, — так и следует сделать. Будьте внимательны: перед тем, как убрать материал, спросите себя, не связано ли с ним какое-нибудь активное действие. Если это так, положите документ в корзину, чтобы можно было вернуться к нему позднее, по ходу процесса.
    В шкафах
    
Теперь загляните в шкафы. Что там? Шкафы — идеальное место для хранения массы расходных материалов и справочной информации, они как нельзя лучше подходят для того, чтобы, поддавшись искушению, запрятать туда материалы более глубокого уровня. Часто я нахожу там предметы коллекционирования и ностальгические памятки, которые уже ничего не значат для моих клиентов. Например, один генеральный менеджер страховой конторы выбросил столько всяких поощрительных наград, накопившихся за годы работы, что они могли бы наполнить маленькую урну.
    
Подумайте, действительно ли сувениры и памятки по-прежнему что-то значат для вас.
    
Опять-таки, если где-то вы обнаружили беспорядок и решили все реорганизовать, запишите напоминание об этом на листке бумаги и бросьте в корзину.
    Полы, стены и полки
    
Какой-то документ на доске объявлений требует от вас активных действий? К стене приколото что-то, что не должно на ней висеть? Вас что-то смущает, когда вы смотрите на картины, фотографии, плакаты или сувениры? А что вы думаете об открытых полках? Может, там есть какие-то книги, которые нужно прочесть или подарить библиотеке? Каталоги, инструкции или подшивки, которые устарели или требуют от вас каких-то шагов? Кучки и стопки на полу? Просто передвиньте их поближе к корзине, чтобы добавить к «входящему материалу».
    Аппаратура, мебель и обстановка
    
Есть ли что-то, что вам хочется изменить, когда вы смотрите на офисное оборудование, мебель или просто оглядываетесь вокруг? Все работает? Вас устраивает освещение? Если есть что-то, то вы хотите сделать, напишите напоминание и положите в корзину.
    Другие места
    
В зависимости от масштабов вашей деятельности по сбору данных, вы, возможно, захотите выполнить подобную процедуру всюду, где у вас накапливаются материалы. Если вы собираетесь полностью освободить сознание, то это нужно сделать всюду.
    
Не позволяйте коварным мыслям о том, что «это не так уж важно», поколебать вашу решимость внедрить методику дома.
    
Иногда люди приглашают меня к себе домой, чтобы я помог им выполнить процедуру сбора. Распространено заблуждение, что порядок дома — «это не так уж важно», тем самым люди не позволяют себе полноценно управлять своей жизнью дома и сами у себя отбирают энергию.
    Сбор «мыслительного материала»: очистка разума
    
Как только вы почувствуете, что собрали все физические окружающие предметы, которые требуют вашего внимания, нужно будет также собрать все, что может находиться в оперативной памяти вашего мозга. Что еще поглощает ваше внимание, но пока не представлено в корзине «Входящие»?
    
Вот теперь пригодится стопка писчей бумаги. Я советую записывать каждую мысль, каждую идею, каждый проект или замысел, который поглощает ваше внимание, на отдельном листке бумаги. Можете составить один длинный список у себя в блокноте, но, учитывая необходимость индивидуальной обработки каждого пункта в дальнейшем, разумнее будет записывать идеи на отдельных листках. Вы вряд ли будете хранить у себя эти клочки бумаги (разве что решите, что при упорядочении данных удобнее всего обходиться без всякой автоматизации), но в процессе обработки сведений лучше иметь дело с дискретными предметами.
    
Вероятно, чтобы перенести содержимое своего сознания на отдельные листки бумаги, вам понадобится от двадцати до тридцати минут (разумеется, после того, как все остальное уже собрано). Мысли будут приходить вам в голову в произвольном порядке: существенные, несущественные, частного либо профессионального характера — идеи будут хаотично возникать в вашем сознании.
    
В данном случае следует думать о количестве идей. Лучше перестараться в процессе сбора идей, чем что-то упустить. Позднее вы всегда сможете отбросить всякую чепуху. Вашей первой мыслью может быть «спасение озонового слоя», следующая идея будет более приземленной: «нужно купить кошачьего корма!» Хватайтесь за каждую идею. Не удивляйтесь, если в ходе этой процедуры в корзине образуется изрядная стопка бумаги.
    Список «спусковых крючков»
    
Для того чтобы быстрее освободить свое сознание, просмотрите следующий список «спусковых крючков», пункт за пунктом, и проверьте, не забыли ли вы о чем-нибудь. Часто, чтобы обнаружить мысль, затаившуюся в закоулках сознания, нужен только небольшой толчок. Не забывайте, вспомнив о чем-то, записывать эту идею на листке бумаги и класть его в корзину.
    Незавершенные дела: список «спусковых крючков»
    
— Профессиональная деятельность
    
Начатые, но не завершенные проекты
    
Проекты, осуществление которых нужно начать
    
Обещания и обязательства перед другими людьми:
    
• Начальником/партнерами
    
• Коллегами
    
• Подчиненными
    
• Другими представителями организации
    
• «Посторонними» людьми:
    
• Клиентами
    
• Другими организациями
    
• Специалистами
    
Информация, которую необходимо получить/передать:
    
• Внешняя/внутренняя
    
Совершить (отослать, передать) или ответить на:
    
• Телефонные звонки
    
• Голосовые сообщения
    
• Электронные сообщения
    
• Сообщения на пейджере
    
• Факсы
    
• Письма
    
• Служебные записки
    
Другие документы, которые нужно оформить и подать:
    
• Доклады
    
• Заключения/отзывы
    
• Предложения
    
• Статьи
    
• Рекламные материалы
    
• Инструкции/указания
    
• Откорректированные и отредактированные документы
    
Встречи, которые следует назначить, и деловые визиты, о которых стоит попросить
    
Кого следует ознакомить с теми или иными решениями?
    
Существенные материалы, которые вы читали или просматривали:
    
а) Финансы
    
• Денежный поток
    
• Статистические данные
    
• Бюджеты
    
• Прогнозы/перспективные оценки
    
• Прибыли и убытки
    
• Балансовый отчет
    
• Кредитная линия
    
б) Планирование/организация
    
• Формальное планирование (цели, задачи, желаемые результаты)
    
• Текущие проекты (следующие шаги)
    
• Грядущие проекты
    
• Бизнес-планы и планы маркетинга
    
• Организационные замыслы
    
• Предстоящие мероприятия
    
• Встречи Презентации
    
• Организационная структура
    
• Изменения условий труда
    
• Установка новых систем/оборудования
    
• Поездки
    
в) Банковская сфера
    
• Дебиторская задолженность
    
• Счета к оплате
    
• Мелкие расходы
    
г) Административная сфера
    
• Юридические аспекты
    
• Страховка
    
• Персонал
    
• Стратегии/процедуры
    
д) Клиенты
    
• Внутренние
    
• Внешни
    
е) Маркетинг
    
ж) Продвижение продукции
    
з) Продажи
    
• Обслуживание клиентов
    
и) Системы
    
• Телефоны
    
• Компьютеры
    
• Офисная техника
    
• Другая аппаратура
    
• Коммунальные услуги
    
• Упорядочение данных
    
к) Хранение
    
• Товарных запасов
    
л) Ресурсы
    
м) Офис/рабочее место
    
• Организация офиса
    
• Мебель
    
• Обстановка
    
Ожидания:
    
• Информация
    
• Задания и проекты, которые нужно передать кому-то
    
• Важнейшие мероприятия в рамках осуществления проектов
    
• Ответы на:
    
— Письма
    
— Служебные записки
    
— Звонки
    
— Предложения
    
— Требования
    
— Возмещение затрат
    
— Средства на мелкие расходы
    
— Страховые взносы
    
— Заказы
    
— Починка оборудования
    
— Билеты
    
— Решения других людей
    
Профессиональный рост
    
• Обучение/семинары
    
• Чему стоит научиться
    
• Ориентиры
    
• Навыки, которыми необходимо овладеть, особенно в сфере:
    
— Программных продуктов
    
• Аудио- и видеокурсы
    
• Резюме
    
Внешнее развитие
    
Исследования — нужно узнать о…
    
Профессиональный гардероб
    
    
Частная жизнь
    
Начатые, но не завершенные проекты
    
Проекты, осуществление которых нужно начать
    
Обещания и обязательства перед другими людьми:
    
• Женой/мужем
    
• Детьми
    
• Семьей
    
• Друзьями
    
• Коллегами
    
Предметы, которые вы взяли во временное пользование
    
Проекты: другие организации
    
• Сфера обслуживания