Помогите читателю — структурируйте мысли в форме пирамиды

При подготовке документа многие представляют его будущее содержание, но не имеют конкретного плана — что сказать и как это сформулировать. Они просто начинают писать, надеясь, что структура возникнет сама по себе. Итог — беспорядочное повествование, в котором придётся разбираться читателю.

Разум предпочитает порядок. Даже случайные данные он расставляет в определённом порядке.

Пример. Древние греки видели в скоплениях звёзд фигуры животных, а не беспорядочные точки.

Читая, человек автоматически пытается расставить информацию в форме пирамиды, фундамент которой — обоснования и аргументы, подтверждающие выводы. В этой форме читателю проще «переварить» информацию.

Пример. «Сиденья были холодные. Я чуть не ввязался в драку. Италия проиграла. Это был действительно ужасный футбольный матч». Такой «рассказ» очень плохо структурирован, поскольку ключевая мысль указывается только в конце.

По структуре пирамиды сначала вводится обобщение, а затем приводится аргументация. Вышеприведённый рассказ легче понять, если структурировать его иначе.

Пример. «Это был действительно ужасный футбольный матч: холодные сидения, я чуть не ввязался в драку, и Италия проиграла».

Группируйте похожие идеи, а затем выражайте каждую группу одним предложением

При построении пирамиды используйте подход «снизу вверх»: сначала перечислите все тезисы, группируя те, что приводят к одному заключению. Затем выразите каждую группу одним предложением. Каждое такое обобщение — верхушка пирамиды.

Повторите процедуру для остальных групп. В итоге основная мысль всего документа будет выражена одним предложением. Ваша пирамида готова.

Пример. Тезисы «наша клиентская база растёт», «каждый клиент покупает больше» и «мы увеличили наши цены», можно выразить одним предложением: «объем наших продаж растёт». Затем можно сгруппировать это обобщение с другими, например, с «наши постоянные издержки снижаются» и «наши переменные затраты снижаются», и выразить эту новую группу общим предложением: «наши доходы растут».

Группировка и обобщение — это просто, но нужно придерживаться основных правил:Любая мысль, выраженная в пирамиде, должна быть кратким описанием сгруппированных тезисов. Никогда не используйте такие бессмысленные обобщения, как «существует три причины выхода на рынок Австрии». Это лишняя писанина, так как автор не потрудился обобщить три причины для читателя.Тезисы в любой группе должны быть логически похожи и находиться на одном уровне абстракции. То есть группа не может состоять из «яблок», «фруктов» и «стола»: яблоко и стол логически не похожи, а «фрукты» — это абстрактный термин, относящийся к более высокому уровню пирамиды.== Обоснования: делайте выводы из цепочки данных методом дедукции ==

Любое обобщение в пирамиде должно вызывать вопрос у читателя, ответ на который даётся позднее. Ответ формулируется методом дедукции.

Дедукция — это процесс рассуждения, при котором делаются выводы из допущений.

Пример. Из допущений «все люди смертны» и «Голиаф — человек» следует вывод о том, что «Голиаф смертен». Затем можно обобщить весь процесс дедуктивного рассуждения: «Голиаф — человек, он смертен».

При рекомендациях используйте обратный порядок дедукции.

Пример. «Мы должны нанять кандидата, который умеет читать. Кандидат А умеет читать. Следовательно, мы должны нанять кандидата А». Так порядок допущение-допущение-вывод утаивает главную информацию до конца. Рекомендации обычно выигрывают от обратного порядка: «Мы должны нанять кандидата А, поскольку нам нужен тот, кто умеет читать, а он умеет».

Несмотря на то, что дедуктивное рассуждение — прямолинейный и естественный процесс, его не стоит использовать в сложной аргументации, где необходимо несколько уровней обоснований для подтверждения допущений.

Если пытаться обосновать вывод сложного документа посредством дедукции, первое допущение, скорее всего, будет иметь несколько уровней обоснования, через которые читатель должен будет «пробираться», чтобы подойти ко второму допущению. Такой логике очень трудно следовать.

Обоснования: делайте выводы из группы похожих тезисов методом индукции

Если обобщение в пирамиде нельзя подтвердить дедукцией, используйте более творческую форму рассуждения — индукцию. Индукция делает вывод из набора идей, в некотором смысле похожих.

Пример. Вывод «Эйнштейн был гением» подтверждается такими обобщениями, как «изучал теорию относительности», «исследовал гравитацию» и «изучал космологическую постоянную».

При индукции логический порядок аргументов не столь очевиден, как при дедукции. Чтобы сделать мысль интуитивно понятной читателю, порядок должен определяться основой группировки. Если вы сгруппировали части целого, например, подразделения компании, расположите их на основе их структуры, подобно структуре организации.

Используйте принцип MECE (принцип взаимно исключающих, совместно исчерпывающих положений). То есть подразделения компании не будут дублировать функции в нескольких подразделениях, но при этом объединённые вместе части будут описывать организацию, ничего не упуская.

Если группировка состоит из рекомендаций, расположите их в хронологическом порядке, начиная с первого.

Пример. При обобщении «Наймите нового помощника», порядок группировки: «Разместите вакансию, пригласите кандидатов на собеседование, примите решение о найме».

Если вы классифицировали элементы на основе определённых общих характеристик, расположите их согласно уровню характеристики в каждом элементе.

Чтобы сформулировать рекомендации, подходите к проблеме с систематической точки зрения и визуализируйте её с помощью логических деревьев

В деловых документах часто предоставляются рекомендаций по решению проблемы. Чтобы сформулировать рекомендации, используйте прямолинейный процесс решения проблемы.

1. Определите проблему в чётких, измеримых величинах.

Пример. «Фабрика теряет три часа рабочего времени каждый день; как можно этого избежать?».

2. Выясните, в чём именно состоит проблема.

Пример. «Проблема не в людях или сырье, а в оборудовании: оно ломается каждый день».

3. Копните глубже — выясните, почему проблема существует.

Пример. «Обслуживающий персонал не проходит должного обучения». Это позволяет определить действия для решения проблемы. Например, «Назначить ответственных за обучение или пригласить преподавателей со стороны».

Для решения проблемы можно её визуализировать с помощью логического дерева. Логическое дерево — это упрощённая схема связей, ветвящихся слева направо.

Пример. Дерево прибыли: слово «Прибыль» образует ствол дерева и разделяется на две ветви: «Продажи» и «Расходы». «Расходы» разветвляются на «Постоянные» и «Переменные» и т. д.

В конце концов, дерево будет настолько подробным, что проблемы и их источники станут очевидны. В данном примере, можно понять, что прибыль сокращается из-за роста расходов на определённые материалы.

Структурируйте рекомендации на основе результата, которого можно достичь

Вы нашли решение проблемы читателя. Теперь нужно убедить его принять меры. Формируйте рекомендации как можно убедительнее.

Давая рекомендацию, вы вносите предложение к действию, направленному на достижение желаемого результата. Группируйте действия на основе результата, которого стремитесь достичь, и опишите его так, чтобы позже понимать, был ли он достигнут.

Пример. Читатель хочет увеличить свою прибыль.

Плохо структурированные рекомендации выглядят так:

1. Изучайте показатели:производительность завода;удовлетворённость потребителей.

2. Чаще проводите обучение:персонала завода;сотрудников отдела продаж.

В такой структуре две основные проблемы: во-первых, хотя сгруппированные действия имеют внешнее сходство, они направлены на достижение разного результата; во-вторых, желаемые результаты нужно детализировать, чтобы впоследствии судить о том, были ли они достигнуты.

Таким образом, следующая структура более чёткая и убедительная:

1. Увеличение объёма продаж на 5 % в следующем квартале:изучите удовлетворённость потребителей;чаще проводите обучение сотрудников отдела продаж.

2. Сокращение производственных издержек на 2 % в следующем квартале:изучите производительность завода;чаще проводите обучение персонала завода.

Теперь действия сгруппированы на основе желаемых результатов. Впоследствии можно легко судить, действительно ли цели были достигнуты.

Используйте введение, чтобы в первые 30 секунд чтения рассказать читателю о ключевых моментах документа

Каждый документ должен начинаться с краткого введения, чтобы разжечь интерес читателя и подготовить почву для решения проблемы.

Самый простой способ пробудить интерес читателя и помочь сосредоточиться на документе — представить введение в форме истории. Начните с описания ситуации (текущего состояния дел), обозначьте проблему и, наконец, предложите решение.

Пример. Ситуация — «ArgonEx рассматривает возможность инвестирования в новые шахты в Австрии». Проблема: «ArgonEx сложно выйти на новый рынок». Чтобы читатель охотно соглашался с вашими высказываниями, и ситуация, и сложность должны быть ему знакомы.

Проблема должна вызывать у читателя такие вопросы, как «Что необходимо сделать?». Основной текст документа содержит развёрнутый ответ на этот вопрос, но за первые 30 секунд чтения должно сложиться общее представление о вашем мнении.

Во введении вы озвучите основную мысль, а также самые важные аргументы:

Пример. «(Основной момент) ArgonEx могут выйти на австрийский рынок, купив существующего участника рынка, поскольку (1) разрешение на горные работы редко выдаётся иностранным компаниям, (2) местные горнодобывающие предприятия дёшево распродаются, и (3) в аналогичных ситуациях конкуренты понесли огромные потери, пытаясь действовать самостоятельно».

Используйте заголовки и форматирование, чтобы продемонстрировать структуру пирамиды

Чтобы вести читателя через структуру пирамиды, сперва продемонстрируйте её. Наиболее популярный метод — заголовки, указывающие уровни и группы идей. Используйте отступы, чтобы подчеркнуть уровни пирамиды, также часто добавляют десятичные числа (1, 1.1, 1.1.1). Пример:

Название документа

Здесь пишут введение и указывают главный аргумент, а также основные идеи разделов.

1. Первый раздел

Всегда представляйте какую-либо группу заголовков и ключевые моменты.

1.1. Первый подраздел

Идея данного подраздела подкреплена следующими пронумерованными абзацами.

1.1.1. Подтверждает идею первого подраздела

1.1.2. Подтверждает идею первого подраздела

1.2. Второй подраздел

2. Второй раздел

2.1. Первый подраздел

2.2. Второй подраздел

Читатели, как правило, бегло читают заголовки, поэтому не стоит вкладывать в них основную идею. Делайте их короткими, выражая суть раздела. Когда использование заголовков кажется слишком формальным, попробуйте подчеркнуть основные моменты, аргументы и пр. в тексте.

В очень коротких сообщениях (письмах) отступы — наиболее подходящий способ передать простую структуру. Пример:

Для звонка в понедельник мне потребуются следующие данные по Японии:

"Объём продаж

Расходы

Тенденции рынка"

Используйте чёткие переходы между группами аргументов, чтобы читатель не потерял нить

Даже самая логически продуманная структура пирамиды бесполезна, если читатель не поспевает за ней. Перемещаясь между разделами и подразделами, читатель должен знать, когда происходит переход. Один из способов — в начале нового раздела указывать основные выводы предыдущего.

Пример. Если в последней главе есть обобщение «У ArgonEx слишком много запасов», следующую главу о логистике можно начать так: «Помимо слишком большого количества запасов, логистические процессы ArgonEx неэффективны». Так читатель поймёт, что вы перешли на новый суб-сегмент пирамиды.

Если глава особенно длинная и сложная, завершите её кратким изложением основных моментов, прежде чем двигаться дальше.

Если документ состоит из рекомендаций, можно завершить его простым и практически осуществимым разделом «Дальнейшие действия».

Самое главное

Тщательно структурируйте мысли, прежде чем начинать писать.

Как эффективно структурировать идеиПомогите читателю — выстраивайте мысли в форме пирамиды;Группируйте похожие идеи, а затем выражайте каждую группу одним предложением;Обоснования: делайте выводы из цепочки данных методом дедукции;Обоснования: делайте выводы из группы похожих тезисов методом индукции.=== Как сформулировать полезные рекомендации ===Подходите к проблеме с систематической точки зрения и визуализируйте её с помощью логических деревьев;Структурируйте рекомендации на основе результата, которого с их помощью можно достичь.=== Как выразить словами желаемую структуру ===Используйте введение, чтобы в первые 30 секунд чтения рассказать читателю о ключевых моментах;Используйте заголовки и форматирование, чтобы продемонстрировать структуру пирамиды;Используйте чёткие переходы между группами аргументов, чтобы читатель не потерял нить.